Confirmarea soldurilor: punctaj cu clienții și furnizorii

Ce confirmi cu un client sau furnizor

Confirmarea de sold compară creanța ori datoria evidențiată la o dată precisă cu evidența partenerului și documentele operațiunilor. Nu este o nouă factură și nu justifică, singură, înregistrarea unei diferențe în venituri sau cheltuieli. Dacă există neconcordanțe, ele trebuie explicate și corectate pe baza actelor.

Ghidul urmărește controlul soldurilor comerciale, inclusiv în inventariere. OMFP nr. 2861/2009 prevede verificarea și confirmarea creanțelor și obligațiilor față de terți pe baza extraselor sau punctajelor reciproce, în condițiile normelor. Procedura este utilă și în cursul anului, înainte ca o diferență mică să devină un litigiu sau o datorie veche neexplicată.

Pentru contextul complet vezi inventarierea patrimoniului și închiderea lunii contabile. Aici lucrăm concret cu facturile, plățile, avansurile și diferențele dintre două evidențe.

Stabilește data și sensul soldului

Precizează data până la care sunt cuprinse documentele și moneda. Arată dacă suma este de încasat ori de plătit din perspectiva firmei care trimite solicitarea. Un sold de 12.000 lei fără semn, dată și explicație poate fi interpretat invers de partener.

Folosește identificarea corectă a entităților și a contractelor relevante. Dacă același partener are mai multe puncte de lucru sau analitice, verifică includerea tuturor documentelor ori delimitează explicit sfera. Nu compensa în mod tacit o creanță în euro cu o datorie în lei doar pentru a obține un total mai mic.

În valută este util să comunici soldul în moneda creanței și, separat, echivalentul contabil în lei. Diferențele de curs pot explica o neconcordanță în lei fără să existe o factură lipsă; vezi facturile în valută.

Pregătește fișa înainte să o trimiți

Reconcilează analiticul cu balanța și cu documentele. Identifică facturile restante, încasările nealocate, avansurile, facturile negative, compensările și eventualele litigii. O confirmare trimisă dintr-o evidență care are facturi importate de două ori produce muncă suplimentară și o concluzie eronată.

Nu trimite automat toate datele personale ori documentele altor clienți dintr-un export comun. Solicitarea trebuie să conțină informația necesară punctajului cu partenerul respectiv.

Exemplu de diferență de 5.000 lei

Firma A are un sold de încasat de la B de 18.000 lei. B confirmă numai 13.000 lei. Diferența de 5.000 lei nu se trece direct pe cheltuială la A.

Punctajul arată două cauze: B nu a înregistrat o factură de 3.000 lei, iar A nu a alocat o încasare bancară de 2.000 lei. Presupunem că factura este justificată și plata aparține exact acestei relații.

După corecții, ambele evidențe arată 16.000 lei. Niciuna dintre firme nu a obținut un discount de 5.000 lei. Exemplul arată de ce trebuie identificate cauzele pe documente, înaintea oricărei ajustări.

Cum soliciți confirmarea

Utilizează extrasul de cont ori punctajul potrivit procedurii și modelelor financiar-contabile aplicabile, cu datele firmei, data de referință, suma și documentele care o compun. Cere răspunsul de la persoana care poate confirma evidența partenerului, nu numai de la un contact comercial fără acces la contabilitate.

Păstrează dovada transmiterii și răspunsul. Dacă partenerul indică diferențe, cere lista documentelor și data lor. O plată efectuată după data confirmării poate explica de ce soldul la data răspunsului este mai mic, fără ca soldul de la data inventarierii să fi fost greșit.

Un răspuns electronic trebuie păstrat identificabil și legat de solicitarea concretă. Nu transforma o reacție informală de tipul vom verifica într-o acceptare integrală a tuturor facturilor.

Ce faci dacă partenerul nu răspunde

Lipsa răspunsului nu șterge creanța și nu dovedește automat că partenerul a recunoscut-o. Verifică prin documente, plăți ulterioare, contract și alte proceduri de inventariere. Retransmite solicitarea și documentează demersurile, potrivit riscului și importanței soldului.

Nu considera orice frază standard de pe un extras suficientă pentru toate efectele juridice ale recunoașterii datoriei sau prescripției. Contează împrejurările, semnătura, reprezentarea și normele aplicabile. Confirmarea contabilă și valorificarea juridică a creanței se analizează separat.

Dacă există indicii de nerecuperare, evaluează ajustarea pentru clienți incerți. Ajustarea valorii nu este identică cu renunțarea la creanță, iar deductibilitatea fiscală are condiții proprii.

Cum înregistrezi corecțiile rezultate

Corectează operațiunea reală: alocare de plată, factură omisă, import dublu, regularizare de avans sau document corectiv. Dacă eroarea privește un exercițiu anterior, aplică regulile erorilor contabile, inclusiv analiza semnificației și efectelor fiscale.

Nu emite storno doar pentru a egala un sold confirmat mai mic, dacă livrarea și prețul nu s-au schimbat. Nu compensa unilateral conturile 401 și 4111 fără temeiul operațiunii; pentru circuitul corect vezi compensarea creanțelor și datoriilor.

Dosarul final conține situația inițială, răspunsul, punctajul, documentele și corecțiile, cu soldul final explicat. Confirmarea devine astfel un control al calității evidenței, nu o formalitate anuală cu un total neverificat.

Bază legală: Legea contabilității nr. 82/1991; OMFP nr. 2861/2009, normele privind inventarierea creanțelor și obligațiilor față de terți; OMFP nr. 2634/2015 pentru documente; OMFP nr. 1802/2014 pentru evaluare și corectarea erorilor.

Bază legală și surse oficiale

• OMFP nr. 2861/2009 — normele de inventariere
• OMFP nr. 2634/2015 — normele generale pentru documente financiar-contabile
• OMFP nr. 1802/2014 — reglementări contabile, forma consolidată

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.