În acest articol
Ce cuprinde inventarierea și când se efectuează
Inventarierea stabilește situația reală a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii și o compară cu evidența contabilă. Se verifică atât bunurile proprii, cât și cele deținute cu alt titlu, precum bunurile în custodie, închiriate sau primite spre prelucrare, cu delimitarea proprietarului.
Legea contabilității și OMFP nr. 2861/2009 prevăd inventarierea la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, precum și în situațiile specifice: predare-primire de gestiune, reorganizare, indicii de lipsuri, calamități sau cererea organelor competente.
Inventarierea anuală se organizează, de regulă, în legătură cu închiderea exercițiului. Dacă numărarea are loc anterior datei bilanțului, intrările și ieșirile până la închidere trebuie reconciliate, astfel încât situațiile financiare să reflecte soldul real de la acea dată.
Decizia, comisia și procedura
Administratorul sau persoana responsabilă aprobă procedura și numește prin decizie scrisă comisia, precizând gestiunile, metoda și perioada lucrărilor. Componența trebuie să respecte independența cerută de norme: gestionarul bunurilor și contabilul care ține evidența gestiunii nu sunt desemnați să își certifice propriile evidențe ca membri ai comisiei.
Normele prevăd și situații pentru entități cu personal redus, precum și posibilitatea utilizării unor persoane cu pregătirea necesară. Comisia nu se completează cu persoane fictive pentru a obține un document aparent formal.
Înainte de numărare se obține declarația gestionarului și se delimitează documentele de intrare și ieșire. Se identifică bunurile aparținând terților, bunurile în tranzit și cele aflate la alte locații. Mișcările din timpul inventarierii se controlează separat, pentru a evita numărarea dublă sau omiterea.
Verificarea pe categorii
| Element | Procedură și documente |
|---|---|
| Stocuri | Numărare, măsurare sau cântărire; liste pe gestiuni și articole |
| Imobilizări | Identificare fizică, număr de inventar, stare și utilizare |
| Creanțe și datorii | Verificarea documentelor, confirmări și analiza diferențelor |
| Bancă și casă | Extrase, documente de trezorerie și inventarierea numerarului |
| Bunuri ale terților | Liste distincte și confirmarea situației cu proprietarul |
| Provizioane și alte obligații | Documente juridice și estimări justificate |
Existența unui bun în listă nu confirmă valoarea sa recuperabilă. O marfă degradată poate exista fizic în întregime, dar poate necesita o ajustare pentru depreciere. O creanță confirmată ca sumă nu este neapărat integral încasabilă.
Exemplu: lipsă de mărfuri
Societatea ține mărfurile la cost de achiziție, în inventar permanent. Evidența arată 100 de bucăți × 20 lei = 2.000 lei. Inventarul fizic constată 97 de bucăți, adică 1.940 lei. Lipsa este de 3 bucăți, în valoare de 60 lei.
După investigarea cauzei și aprobarea rezultatului, scoaterea din evidență a mărfurilor lipsă se reflectă, pentru ipoteza analizată, astfel:
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă, lei |
|---|---|---|---|
| Scoaterea mărfurilor lipsă, la cost | 607 | 371 | 60 |
Contabilitatea ajunge la cantitatea fizică de 97 de bucăți și la costul de 1.940 lei. Înregistrarea nu stabilește singură că lipsa este deductibilă fiscal sau imputabilă unei persoane.
Pentru impozitul pe profit se analizează art. 25, inclusiv regulile bunurilor lipsă ori degradate și excepțiile. Pentru TVA se verifică art. 304 și documentele care pot susține o situație de distrugere, pierdere sau furt în condițiile legii. Nu se colectează și nu se anulează automat TVA după aceeași regulă pentru orice lipsă.
Deprecierea, compensările și imputarea
Dacă există fizic mărfuri cu cost de 1.000 lei, dar valoarea realizabilă netă este 800 lei, problema este deprecierea de 200 lei. Pentru mărfuri, ajustarea se poate reflecta prin 6814 = 397, dacă evaluarea și documentele o susțin. Nu se înregistrează o lipsă prin 607 = 371 pentru bunurile încă existente.
Compensarea plusurilor cu minusurile este permisă numai în condițiile normelor, cu identificarea confuziilor posibile și aprobările necesare. Nu se compensează arbitrar diferențe între gestiuni, perioade sau articole diferite.
Imputarea presupune stabilirea răspunderii și a sumei recuperabile prin documentele legale. Creanța față de persoana răspunzătoare și efectele fiscale se înregistrează separat. Lipsa fizică și recuperarea prejudiciului sunt operațiuni distincte.
Procesul-verbal și valorificarea rezultatelor
Procesul-verbal sintetizează diferențele, cauzele, explicațiile gestionarului și propunerile: corecții de evidență, ajustări, scoateri din gestiune sau măsuri de recuperare. Administratorul aprobă soluțiile în competența sa, iar contabilitatea înregistrează rezultatele potrivit termenelor și regulilor aplicabile.
Păstrează decizia, procedura, declarațiile, listele semnate, confirmările, calculele de evaluare și documentele de aprobare. Registrul-inventar trebuie să reflecte situația rezultată după valorificarea inventarierii și actualizarea până la închiderea exercițiului.
Un dosar cu liste semnate, dar fără reconciliere și fără înregistrarea diferențelor aprobate, nu încheie procesul. Controlul final compară situația fizică, analiticele, balanța și valorile prezentate în situațiile financiare.
Bază legală: Legea contabilității nr. 82/1991, art. 7; OMFP nr. 2861/2009 și normele anexate; OMFP nr. 1802/2014, evaluarea la inventar; Codul fiscal, art. 25 și 304.
Bază legală și surse oficiale
- OMFP nr. 2861/2009 — normele de inventariere
- OMFP nr. 1802/2014 — reglementări contabile, forma consolidată
- Legea nr. 82/1991 — contabilitate, forma consolidată
- Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF
Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.