Comodat auto între asociat și firmă: contract și cheltuieli

Poate firma să folosească mașina asociatului prin comodat?

Da. Societatea poate primi folosința gratuită a autoturismului asociatului printr-un contract de comodat. Mașina rămâne în proprietatea persoanei fizice; societatea primește dreptul de utilizare în condițiile convenite. Contractul nu face automat deductibile toate cheltuielile și nu permite firmei să amortizeze prețul de cumpărare plătit de proprietar.

Art. 2146–2157 din Codul civil reglementează împrumutul de folosință. Fiscal, se verifică separat regimul cheltuielilor și al TVA din Codul fiscal. Ghidul privește un SRL care utilizează autoturismul unei persoane fizice, nu leasingul ori cumpărarea mașinii.

Gratuitatea și dreptul de a da mașina în folosință

În comodat nu se plătește chirie pentru folosință. Dacă societatea achită proprietarului o sumă periodică reprezentând prețul utilizării, examinezi regimul unei închirieri, inclusiv obligațiile fiscale aferente; nu redenumești chiria „comodat” pentru a-i schimba tratamentul.

Verifici proprietatea sau dreptul comodantului de a permite folosința. Pentru un autoturism în leasing, deținut în coproprietate ori supus unor restricții contractuale, semnătura unei singure persoane poate să nu fie suficientă. Art. 2147 permite comodatul celui care are dreptul de folosință numai dacă legea sau contractul nu îi interzice acest lucru. Verificarea pornește de la acte și clauze, nu de la cine conduce de obicei mașina.

Ce trebuie să prevadă contractul

Identifică proprietarul, societatea și reprezentantul acesteia. Descrie autoturismul prin marcă, număr de înmatriculare și serie de identificare, apoi stabilește durata și destinația folosinței.

Documentează explicit:

1. Data predării, kilometrajul, starea și documentele/cheile predate.
2. Utilizatorii autorizați și condițiile utilizării de către alte persoane.
3. Dacă folosința este exclusiv economică sau există și utilizare personală.
4. Cheltuielile suportate de societate și cele care rămân proprietarului.
5. Aprobarea reparațiilor și a investițiilor care depășesc întreținerea curentă.
6. Asigurările, gestionarea daunelor, amenzilor și incidentelor.
7. Restituirea la termen și situațiile de încetare anticipată.

Art. 2148 cere folosirea conform destinației și aprobarea prealabilă a comodantului pentru folosința de către un terț. Contractul ar trebui să rezolve practic situația angajaților care vor conduce. Un proces-verbal de predare ajută la identificarea stării inițiale și la delimitarea daunelor ulterioare.

Cine semnează când proprietarul este asociat sau administrator

Societatea și persoana fizică sunt părți distincte. Verifici dreptul de reprezentare și aprobările necesare în raport cu actul constitutiv și regulile conflictului de interese. Nu presupui că aceeași persoană poate semna în orice condiții, pentru ambele părți, fără o analiză a mandatului.

Pentru contractele dintre SRL și asociatul său unic, art. 15 din Legea nr. 31/1990 impune forma scrisă. Hotărârea și documentele de reprezentare se păstrează în dosar, potrivit situației. Gratuitatea folosinței nu elimină necesitatea delimitării cheltuielilor în interesul societății de cele personale.

Ce cheltuieli poate suporta firma

Art. 2151 din Codul civil prevede că utilizatorul suportă cheltuielile făcute pentru a folosi bunul și reglementează distinct anumite lucrări necesare, neprevăzute. Contractul și natura obligației sunt esențiale, mai ales pentru reparații importante sau cheltuieli care aparțin proprietarului.

În practică, analizezi combustibilul, întreținerea, reparațiile, parcările, taxele de drum și asigurările, după caz. Nu devin automat cheltuieli ale firmei toate sumele dintr-un bon ori toate obligațiile personale ale proprietarului. Facturile, beneficiarul operațiunii, perioada și legătura cu utilizarea economică trebuie să poată fi urmărite.

O amendă nu se transformă în cheltuială fiscal deductibilă printr-o clauză de comodat. Pentru primele de asigurare și impozitul local verifici cine este obligat la plată și regulile specifice. Firma nu schimbă prin contract contribuabilul stabilit de lege pentru impozitul pe mijlocul de transport.

Folosință mixtă: două limitări fiscale diferite

Pentru vehiculele de cel mult 3.500 kg și cel mult nouă locuri, inclusiv șoferul, utilizate și personal, se verifică limitarea de 50% a cheltuielilor la impozitul pe profit, art. 25 alin. (3) lit. l), respectiv a deducerii TVA, art. 298. Regulile acoperă și vehiculele aflate în folosință, nu numai în proprietate.

Excepțiile și condițiile lor trebuie analizate efectiv. Nu orice deplasare la client transformă autoturismul într-un vehicul exceptat. Pentru utilizarea exclusiv economică, dosarul trebuie să susțină această destinație, inclusiv prin documentele și foaia de parcurs cerute de norme. În regimul limitat TVA de 50%, normele nu cer demonstrarea proporției economice prin foaie de parcurs; documentarea achiziției și a folosinței rămâne necesară.

Detaliile și excepțiile sunt explicate în deductibilitatea autoturismelor. Comodatul dovedește dreptul de folosință, iar documentele ulterioare arată cum a fost exercitat.

Exemplu: combustibil de 2.000 lei plus TVA

Presupunem o societate plătitoare de impozit pe profit, înregistrată normal în scopuri de TVA, cu drept de deducere, un autoturism în regim mixt și o achiziție eligibilă de combustibil pentru utilizarea lui. Factura este de 2.000 lei plus TVA standard 21%, adică 420 lei; totalul este 2.420 lei.

Cele două limite nu se confundă: TVA nedeductibilă intră în cost înainte de aplicarea limitei cheltuielii. Exemplul nu acoperă operațiuni fără drept de deducere ori alte restricții. Pentru o microîntreprindere, această cheltuială nu diminuează direct baza impozitului pe veniturile microîntreprinderilor.

Amortizarea, investițiile și restituirea

Firma nu amortizează autoturismul proprietarului ca și cum l-ar fi cumpărat. Investițiile efectuate de utilizator se analizează separat, în funcție de natura lor, reglementările contabile și art. 28 din Codul fiscal. O modernizare nu trebuie trecută automat pe cheltuială curentă doar pentru că există comodat.

La restituire întocmești documentul de predare, reconciliezi cheltuielile, avansurile și eventualele investiții și oprești decontarea costurilor care nu mai privesc folosința firmei. Păstrezi contractul împreună cu dovezile de utilizare și documentele financiare, astfel încât durata și scopul fiecărei cheltuieli să poată fi verificate.

Bază legală și surse oficiale

• Codul civil — contracte, antrepriză și împrumut de folosință
• Legea nr. 31/1990 — societăți, forma consolidată
• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.