Schimbarea sediului social: acte ONRC și verificările după mutare

Cum schimbi sediul social al unui SRL

Mutarea sediului unui SRL cere un drept de folosință pentru noul spațiu, hotărârea organului competent, actul constitutiv actualizat și înregistrarea mențiunii la ONRC. Se verifică separat autorizarea activității și actualizarea evidențelor fiscale și comerciale. Schimbarea adresei în programul de facturare nu mută juridic sediul firmei.

La 3 noiembrie 2026, ONRC publică liste distincte pentru mutarea în același județ și mutarea în alt județ. Ghidul privește o societate existentă; pentru alegerea unui apartament și condițiile de folosință, vezi sediul în apartament și comodatul.

Sediul, domiciliul fiscal și locul activității

Sediul social este adresa juridică a societății înscrisă în registrul comerțului. Domiciliul fiscal se determină potrivit Codului de procedură fiscală, articolele 31–32. Dacă domiciliul fiscal diferă, se analizează procedura lui proprie; nu se presupune că orice modificare comercială rezolvă automat toate evidențele ANAF.

Noua adresă poate fi utilizată numai ca sediu fără activitate ori și ca loc efectiv de desfășurare a activității, după realitate și autorizări. Biroul operațional rămas la vechea adresă poate necesita păstrarea sau înregistrarea ca sediu secundar. Vezi punctul de lucru.

Se face un inventar înainte de mutare: ce documente expiră, unde se păstrează arhiva, cine primește corespondența și unde lucrează salariații. Relocarea nu trebuie să creeze un interval în care firma nu are titlu de folosință ori nu poate primi actele autorităților.

Documentele de bază pentru dosar

Cererea pentru persoane juridice este Anexa 2a ONRC, iar declarația de funcționare este Anexa 4 ONRC. Modelele oficiale sunt accesibile în secțiunea Formulare. Formularul nu înlocuiește actul juridic și nu se completează cu o activitate fictivă pentru a simplifica dosarul.

Documentul de folosință trebuie să identifice exact spațiul, titularul dreptului, societatea, durata și utilizarea permisă. Dacă persoana care acordă folosința nu este proprietar, se verifică dreptul ei de a o transmite și eventualele acorduri. O copie a actului de identitate al proprietarului nu dovedește singură dreptul firmei.

Apartamentul și activitatea efectivă

Pentru locuințe în condominiu, se verifică Legea nr. 31/1990, articolul 17 alineatul (6) și condițiile speciale ale imobilului. Excepția de la avizul schimbării destinației când administratorii declară că nu se desfășoară activitate nu echivalează cu autorizarea unui magazin sau cabinet.

Dacă se lucrează efectiv în spațiu, pot fi necesare acorduri, avize ori autorizații potrivit activității. Se confruntă declarația cu salariații, clienții primiți și cheltuielile înregistrate. Nu se susține simultan la ONRC că nu există activitate și în alte documente că acolo funcționează permanent un atelier.

Ce este diferit la mutarea în alt județ

ONRC arată că mutarea presupune înregistrarea în registrul de la noul sediu și radierea înmatriculării de la cel vechi. Această radiere în cadrul transferului nu este lichidarea și dispariția societății. Firma își continuă obligațiile și contractele; nu se distribuie activele ca la închidere.

Lista instituției prevede verificarea și rezervarea denumirii înaintea cererii dacă numele actual nu a fost rezervat la nivel național. Așadar, nu se formulează o regulă potrivit căreia orice mutare cere obligatoriu o denumire nouă. Se verifică istoricul rezervării și documentele solicitate în dosarul concret.

După admitere se preiau datele din noile documente, inclusiv numărul de ordine în forma înscrisă de ONRC. Nu se presupune un format numeric pe baza unei firme mutate în urmă cu zece ani.

Calendarul și depunerea

Potrivit regulii generale indicate de ONRC și Legii nr. 265/2022, cererea persoanei juridice se depune în 15 zile de la actul modificator, dacă legea nu prevede altfel. Pregătirea titlului de folosință și a aprobărilor trebuie făcută înainte de adoptarea unui calendar imposibil de respectat.

Depunerea poate fi la ghișeu, prin poștă sau curier ori electronic, în condițiile legii. Pentru documentele transmise electronic este necesară semnătura calificată potrivit procedurii, nu numai o imagine scanată a semnăturii. Se verifică încheierea registratorului și eventualele solicitări, fără a promite că orice dosar incomplet va fi admis într-o zi.

Exemplu de planificare: dreptul pentru vechiul spațiu expiră la 30 noiembrie, iar noul contract începe la 15 noiembrie. Există un interval de suprapunere în care pot fi pregătite mutarea și preluarea corespondenței. Suprapunerea nu stabilește singură data juridică a schimbării; aceasta se leagă de actele și înregistrarea operațiunii. Nu se folosește prima zi din noul contract ca dovadă că toate registrele sunt deja actualizate.

Ce verifici după soluționarea ONRC

Se confruntă certificatul și încheierea cu actul constitutiv, adresa și datele de identificare. Apoi se actualizează banca, contractele, furnizorii de utilități, platformele de plăți, datele de facturare și informarea partenerilor. Pentru salariați se verifică efectele asupra locului muncii, actelor și evidențelor, nu doar schimbarea adresei angajatorului.

La ANAF se verifică domiciliul fiscal, vectorul, accesul SPV și transferul dosarului după situație. Modificările datelor care se transmit prin ONRC se disting de obligațiile fiscale declarate direct, conform articolelor 88–89 din Codul de procedură fiscală. D700 nu se depune automat pentru orice câmp schimbat la ONRC, dar poate fi necesar pentru mențiunile fiscale acoperite de formular.

Nu se anulează și reemit toate facturile istorice pentru a le pune noua adresă. Documentele emise corect înainte de modificare rămân parte din evidență. Pentru cele noi se folosește situația actualizată, iar pentru erori reale se urmează procedura de corectare a facturilor.