Documente contabile pierdute: reconstituire, dosar și termene

Ce faci imediat dacă lipsesc documente contabile

Documentează constatarea, identifică exact documentele și începe reconstituirea potrivit Legii contabilității și normelor OMFP nr. 2634/2015. Regula legală este maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, maximum 90 de zile de la constatarea încetării acesteia. Nu fabrica o factură ori o semnătură pentru a închide rapid dosarul.

Ghidul privește documentele financiar-contabile pierdute, sustrase ori distruse și aflate în termenul legal de păstrare. Documentele cu regim juridic special sau litigiile pot cere măsuri suplimentare. Reconstituirea contabilă nu substituie cercetarea unui furt, raportarea incidentului ori protejarea datelor, atunci când acestea sunt necesare.

Mai întâi definești ce lipsește

O arhivă fizică lipsă și o bază de date coruptă sunt incidente diferite. Stabilește dacă lipsesc originale pe hârtie, XML-uri e-Factura, extrase, registre, state ori documente interne. Identifică perioada, seriile și numerele, emitentul, valoarea și legătura cu înregistrările contabile.

Păstrează dovezile incidentului și întocmește sesizarea și actele interne cerute de norme. Persoana care constată lipsa anunță în scris conducerea în 24 de ore de la constatare. În cel mult trei zile lucrătoare de la primirea sesizării, conducerea dispune încheierea procesului-verbal, potrivit pct. 29 din norme. Acesta identifică documentele dispărute, persoana responsabilă cu păstrarea și împrejurările constatării și se semnează de persoanele prevăzute de norme. Nu transforma o listă generală cu toate actele din 2025 într-o dovadă că fiecare document a fost căutat și reconstituit.

În cazul unui program indisponibil, verifică mai întâi copiile de siguranță și posibilitatea restaurării. Un registru poate exista în exportul arhivat chiar dacă aplicația curentă nu îl mai afișează. Testează lizibilitatea și integritatea datelor, nu numai existența unui fișier cu extensia dorită.

Termenele de 30 și 90 de zile

Art. 26 din Legea nr. 82/1991 stabilește termenul de 30 de zile de la constatare. Pentru forță majoră, reperul celor 90 de zile este constatarea încetării acesteia. Păstrează actele care justifică aplicarea situației speciale; simplul volum mare de documente nu este, singur, forță majoră.

Exemplu: societatea constată în noiembrie lipsa unui dosar. Începe imediat demersurile și urmărește termenul legal pornind de la acea constatare, nu de la data la care furnizorul răspunde. Dacă ulterior descoperă alte documente lipsă, evidența trebuie să arate momentul constatării și măsurile pentru fiecare grup, fără modificarea artificială a datei inițiale.

Termenul general nu înseamnă că toate acțiunile pot fi amânate până în ultima zi. Normele stabilesc circuitul sesizării, verificării și solicitării duplicatelor. Citește procedura integrală pentru rolurile și documentele necesare, inclusiv pentru constatarea unor posibile infracțiuni.

Cum reconstitui un document emis de altă entitate

Identifică emitentul și solicită copia/documentul de reconstituire potrivit normelor. Trimite date suficiente: serie, număr, dată, obiect, valoare și împrejurări. Păstrează solicitarea și răspunsul. Un extras bancar poate dovedi plata, dar nu reproduce toate informațiile unei facturi sau condițiile deducerii TVA.

Pentru documentul emis de altă entitate, pct. 32 prevede reconstituirea de către emitent, prin copia documentului existent, transmisă solicitantului în cel mult zece zile lucrătoare de la primirea cererii. Pct. 33 cere mențiunea vizibilă „DUPLICAT”, cu numărul și data dispoziției de reconstituire. Pentru facturi se corelează și regulile speciale ale Codului fiscal, conform pct. 26. Nu numerota documentul ca pe o achiziție nouă și nu îl înregistra încă o dată dacă operațiunea era deja în contabilitate.

Nu se pot reconstitui, potrivit acestor norme, documentele de cheltuieli nenominale, precum bonurile sau biletele nenominale, pierdute, sustrase ori distruse înainte de înregistrarea în contabilitate. Dacă originalul este găsit ulterior, documentul reconstituit se anulează pe bază de proces-verbal și se păstrează în dosar împreună cu acesta. Aceste excepții împiedică folosirea procedurii ca justificare pentru orice cheltuială fără document.

Exemplu: trei facturi deja înregistrate

Lipsesc trei facturi, cu totaluri de 1.210, 2.420 și 3.630 lei, toate deja înregistrate și plătite. Totalul documentelor căutate este 7.260 lei. În ipoteza unor baze la cota standard 21%, acestea sunt 1.000, 2.000 și 3.000 lei, iar TVA totală este 1.260 lei.

Controlul urmărește contractele, recepțiile, jurnalele și plățile. După obținerea documentelor reconstituite, cele 7.260 lei nu se înregistrează încă o dată în 401 și nici cei 1.260 lei în 4426. Se asociază dovezile la înregistrările inițiale și se analizează separat orice eroare reală descoperită.

Dacă valoarea din documentul recuperat diferă de cea contabilizată, nu ascunde diferența în dosarul de reconstituire. Verifică corectarea erorilor contabile, perioada și eventualele declarații afectate.

Particularitatea facturii electronice

În operațiunile supuse RO e-Factura, originalul este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, în condițiile OUG nr. 120/2021. Refacerea unei reprezentări PDF după o fotografie nu recreează acest original.

Verifică arhiva proprie, aplicația utilizată și serviciile oficiale pentru recuperarea documentelor disponibile. Păstrează legătura dintre XML, reprezentarea lizibilă, mesajele și înregistrarea contabilă. Dacă același document este descărcat din nou, controlează seria, numărul și identificatorii pentru a preveni importul dublu.

Disponibilitatea într-un serviciu extern nu înlocuiește arhivarea firmei. După incident, testează și descărcarea restaurată, nu numai afișarea facturilor într-un cont comercial care poate deveni inaccesibil.

Dosarul final și prevenția

Normele prevăd un dosar care urmărește constatarea, verificările, dispozițiile și documentele reconstituite. Atașează solicitările către emitenți, răspunsurile, identificarea duplicatelor și legătura cu registrele. Documentează ce nu a putut fi recuperat și măsurile luate, fără a declara închis un dosar care are lipsuri materiale neexplicate.

Actualizează procedura internă: acces limitat, copii separate, test de restaurare și inventar pe perioade. Pentru durata păstrării vezi arhivarea documentelor contabile. Regula generală de cinci ani și termenul de reconstituire sunt termene diferite; nu calculezi 30 de zile de la expirarea arhivării.

Bază legală: Legea contabilității nr. 82/1991, art. 23, 25–26; normele generale OMFP nr. 2634/2015, capitolul reconstituirii, forma actualizată prin OMF nr. 1447/2023; OUG nr. 120/2021 pentru originalul e-Factura.

Bază legală și surse oficiale

• Legea nr. 82/1991 — contabilitate, forma consolidată
• OMFP nr. 2634/2015 — normele generale pentru documente financiar-contabile
• OMF nr. 1447/2023 — termenele de păstrare a documentelor contabile
• OUG nr. 120/2021 — RO e-Factura, forma consolidată

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.