Arhivarea documentelor contabile: cei 5 ani și excepțiile

Cât timp păstrezi documentele contabile

Regula generală pentru registrele obligatorii și documentele justificative contabile, inclusiv statele de salarii, este de cinci ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Nu numeri cinci ani de la fiecare factură și nu aplici aceeași durată tuturor documentelor firmei.

Temeiul este art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, iar OMF nr. 1447/2023 a corelat normele documentelor financiar-contabile cu această regulă. Multe tabele vechi cu zece ani pentru toate facturile și 50 de ani pentru statele de salarii nu mai redau regula generală actuală.

Există însă documente cu termene distincte, acte care dovedesc proveniența bunurilor utilizate mai mult timp și dosare supuse altor reglementări. Expirarea unei durate generale nu este un ordin de ștergere automată a întregii arhive.

Tabelul de pornire pentru o societate

Regulile sunt pentru arhivarea contabilă; nu reduc la cinci ani toate obligațiile de păstrare ale angajatorului. O copie a contractului individual de muncă nu devine stat de salarii doar fiindcă se află în același dosar.

Nici amortizarea integrală nu dovedește automat că un bun nu mai este folosit. Factura și actele care dovedesc proveniența unui utilaj încă utilizat trebuie păstrate potrivit regulii specifice, nu eliminate doar după soldul amortizării.

Exemplu: facturi din exercițiul calendaristic 2026

Presupunem o firmă al cărei exercițiu se încheie la 31 decembrie 2026 și documente supuse exclusiv termenului general, fără alt motiv de păstrare.

Cei cinci ani se completează la reperul de 1 iulie 2032, nu la 31 decembrie 2030 și nu la cinci ani de la ziua emiterii fiecărei facturi. Înaintea eliminării verifici categoria documentului, nomenclatorul arhivistic și dacă există o obligație ori o nevoie juridică de păstrare în continuare.

Pentru exercițiu financiar diferit de anul calendaristic pornești de la încheierea acelui exercițiu și aplici exact formularea legală privind anul următor. Nu reutiliza exemplul calendaristic fără să identifici mai întâi exercițiul căruia îi aparține documentul.

Ce înseamnă o arhivă electronică utilizabilă

Normele aprobate prin OMFP nr. 2634/2015 permit păstrarea pe hârtie sau suport electronic, în condițiile lor. Fișierele trebuie să rămână identificabile, lizibile și disponibile, inclusiv pentru listare când este necesară. A avea un folder cu mii de documente fără perioadă și identificatori nu asigură un control eficient.

Organizează arhiva pe contribuabil, exercițiu, lună și categorie. Pentru facturi folosește în identificare furnizorul sau clientul, seria, numărul și data. Păstrează legătura cu recepția, contractul, plata și eventualele corecții. Protejează fișierele împotriva modificărilor neautorizate și păstrează copii de siguranță separate.

Un export al balanței nu înlocuiește registrele și documentele care justifică soldurile. La schimbarea programului testează restaurarea datelor și deschiderea documentelor. Dacă vechiul format depinde de o aplicație, păstrează și exporturi lizibile și informațiile necesare urmăririi operațiunilor.

Pentru e-Factura păstrezi originalul potrivit sistemului

În operațiunile în care se aplică RO e-Factura, originalul este XML-ul însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, în condițiile OUG nr. 120/2021. PDF-ul este reprezentarea pentru citire, nu înlocuitorul automat al acestui original.

Descarcă arhiva relevantă, documentele și mesajele de procesare. Nu presupune că disponibilitatea în SPV sau în contul unei aplicații comerciale va continua nelimitat ori după încetarea contractului. Verifică periodic ce ai descărcat și dacă fișierele se deschid.

O factură primită prin e-mail și aceeași factură descărcată din sistem trebuie asociate, fără dublarea în contabilitate. Pentru controlul documentului vezi verificarea facturii și ghidul e-Factura.

Documentele pierdute trebuie reconstituite

Art. 26 din Legea contabilității impune măsuri de reconstituire în maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, în 90 de zile de la constatarea încetării acesteia. Nu calcula cele 90 de zile automat de la începutul incidentului.

Documentează ce lipsește, perioada, împrejurările și persoanele responsabile. Urmează procedura din normele documentelor financiar-contabile: identificarea documentelor, obținerea copiilor de la emitent când este cazul, consemnarea reconstituirii și păstrarea dosarului justificativ. Nu fabrica o factură cu numărul și semnătura furnizorului.

OMF nr. 1447/2023 precizează că reconstituirea este obligatorie pentru documentele aflate în termenul legal de păstrare. Dacă există și alte cerințe pentru documentele respective, acestea se analizează separat. Faptul că factura a fost declarată într-un formular nu reconstituie conținutul și dovada operațiunii.

Înainte de eliminare, verifică dosarele care încă produc efecte

Stabilește o procedură de selecționare și eliminare în acord cu legislația arhivistică și responsabilitățile entității. Include categoria documentului, termenul, începutul calculului și persoana care aprobă. Pentru actele care susțin litigii, controale ori drepturi și obligații încă relevante, verifică regimul aplicabil înainte de distrugere.

Documentația fiscală pentru bunuri de capital și ajustări poate avea utilitate și obligații care depășesc durata unei facturi obișnuite. Nu confunda perioada de ajustare TVA cu termenul general de arhivare. Vezi ajustarea TVA pentru bunuri de capital.

Externalizarea arhivei cere identificarea documentelor, condiții de acces, protecție și restituire. O factură lunară pentru spațiu de stocare nu dovedește singură că toate dosarele au fost predate și pot fi recuperate.

Întrebări frecvente

Pot păstra numai PDF-ul e-Facturii?

Nu ca înlocuitor al originalului structurat cerut de sistem. Păstrează XML-ul și sigiliul, plus reprezentarea lizibilă utilă.

Toate documentele angajaților au termen de cinci ani?

Nu. Regula menționează statele de salarii; dosarele de personal și alte categorii au propriul regim.

Pot șterge documentele când schimb contabilul?

Nu. Predarea contabilității trebuie să păstreze continuitatea arhivei și accesul firmei la documente.

Bază legală: Legea nr. 82/1991, art. 23, 25, 26 și 35; OMFP nr. 2634/2015, normele generale, în special pct. 35¹, 37¹ și 40; OMF nr. 1447/2023; OUG nr. 120/2021, art. 4; Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, pentru circuitul arhivistic aplicabil.

Bază legală și surse oficiale

• Legea nr. 82/1991 — contabilitate, forma consolidată
• OMF nr. 1447/2023 — termenele de păstrare a documentelor contabile
• OMFP nr. 2634/2015 — normele generale pentru documente financiar-contabile
• Legea nr. 16/1996 — arhivele naționale, forma consolidată
• OUG nr. 120/2021 — RO e-Factura, forma consolidată

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.