Factura nu apare în e-Factura: verificări și pași pentru beneficiar

Ce faci când ai bunul, dar factura lipsește din e-Factura

Verifică dacă operațiunea intră în obligația RO e-Factura, dacă termenul legal de transmitere a expirat și dacă documentul este căutat pe contribuabilul și perioada corecte. Cere emitentului clarificarea și documentează operațiunea; nu creezi în locul lui un XML și nu deduci automat TVA dintr-un PDF primit pe e-mail. Lipsa din sistem și inexistența livrării sunt probleme diferite.

Ghidul urmărește o operațiune internă B2B cuprinsă în obligația legală, între operatori pentru care se aplică sistemul. Nu tratează orice document extern, bon fiscal sau operațiune exceptată ca factură internă obligatorie. Temeiul este OUG nr. 120/2021, forma actualizată, împreună cu regulile facturării și deducerii din Codul fiscal.

Verifică întâi dacă nu este o problemă de acces

Controlează CUI-ul beneficiarului, rolul de acces și perioada în care cauți. Dacă administratorul gestionează mai multe firme, factura poate fi căutată în spațiul alteia. Verifică și arhiva aplicației, descărcările anterioare și mesajele de procesare, fără a presupune că absența dintr-un ecran comercial înseamnă absență din sistem.

Cere furnizorului numărul, data și starea transmiterii. Un index de încărcare nu este neapărat dovada unui document validat și comunicat; XML-ul poate fi respins. Un PDF poate arăta corect vizual, dar să conțină alt cod fiscal decât fișierul transmis.

Nu importa de două ori factura după rezolvare. Asocierea după serie, număr, dată, emitent și valoare trebuie să permită identificarea aceleiași operațiuni în evidență și arhivă.

Calculează termenul corect pentru 2026

Pentru operațiunile vizate, termenul curent de transmitere este de cinci zile lucrătoare de la emitere, fără depășirea limitei raportate la termenul legal de emitere prevăzut de Codul fiscal. Nu reutiliza fără verificare regula veche de cinci zile calendaristice.

Dacă factura nu a fost încă emisă, se analizează și art. 319 alin. (16), nu numai termenul de încărcare al unui document existent. Data recepției, a prestării, avansul și excepțiile legale pot conta. Nu cere antedatarea facturii pentru ca aplicația să arate un termen aparent respectat.

O întârziere a furnizorului nu te autorizează să modifici data reală a recepției în gestiune. Contabilitatea operațiunii și circuitul facturii se documentează fiecare după regula sa.

Cum soliciți furnizorului remedierea

Trimite o solicitare identificabilă, cu denumirea și CUI-ul firmei, contractul/comanda, bunurile sau serviciile, documentul de recepție și factura PDF dacă există. Cere confirmarea datelor beneficiarului și a validării în sistem, precum și transmiterea conformă când aceasta lipsește.

Dacă documentul este deja comunicat, o eroare se remediază prin mecanismul legal de corectare a facturii. Beneficiarul nu șterge factura din sistem pentru a o înlocui cu propria versiune.

Ce poți face prin ANAF

Art. 10⁹ din OUG nr. 120/2021 prevede posibilitatea notificării organului fiscal de către beneficiar atunci când factura obligatorie nu este primită prin sistem în termenul legal, pentru livrări/prestări la care plata se face la momentul livrării/prestării. Această condiție nu se omite pentru a prezenta mecanismul special ca aplicabil identic tuturor facturilor pe credit sau avansurilor.

Procedura și Formularul 800 sunt aprobate prin OPANAF nr. 2229/2025, anexele 1–3. Completezi datele beneficiarului și emitentului, data livrării/prestării și a plății, valoarea totală și reprezentarea, după caz. Anexezi documentul care atestă livrarea/prestarea și documentul plății. Transmiterea este electronică, începând cu ziua următoare împlinirii termenului legal, luând în calcul și perioadele oficial publicate de nefuncționare a sistemului.

Furnizorul primește un mesaj în SPV și, potrivit procedurii, trebuie să transmită factura cel târziu în ziua următoare primirii mesajului, apoi să completeze indexul de încărcare prin funcționalitatea specifică. Acest mecanism nu înlocuiește verificarea ulterioară că factura a fost efectiv comunicată beneficiarului. Nu confunda notificarea cu o reclamație comercială despre calitatea bunurilor.

Notificarea nu emite factura în locul furnizorului, nu decide automat un litigiu de preț și nu transformă un PDF neconform în original electronic. Păstrează dovada demersului și urmărește în continuare remedierea și documentele necesare înregistrării.

Există reguli tranzitorii și excepții pentru anumite persoane sau operațiuni. De aceea, notificarea și eventualele sancțiuni nu se aplică mecanic tuturor facturilor cu o adresă din România. Verificarea sferei precedă concluzia că furnizorul a încălcat legea.

Cum recunoști operațiunea la închiderea lunii

Lipsa facturii nu anulează automat faptul că firma a primit un serviciu ori un bun. OMFP nr. 1802/2014 permite recunoașterea pe baza documentelor care justifică operațiunea și evaluarea ei, în condițiile reglementărilor. Pentru servicii primite și documentate se analizează contul 408 pentru facturi nesosite.

Exemplu: în noiembrie, societatea primește un serviciu documentat și acceptat, cu bază certă de 10.000 lei, factura urmând să fie clarificată. În ipoteza recunoașterii conform politicilor, cheltuiala și datoria nefacturată pot fi evidențiate prin 628 = 408, 10.000 lei. Nu se creează, numai prin această notă, un drept curent de deducere de 2.100 lei TVA.

La primirea facturii valide se regularizează datoria și se analizează TVA după condițiile și momentul legal. Cei 10.000 lei nu se înregistrează din nou ca o a doua cheltuială. Dacă valoarea finală diferă, diferența trebuie explicată prin contract, prestație și perioadă.

Plata și deducerea sunt decizii distincte

Contractul stabilește scadența comercială și condițiile plății, iar legislația fiscală stabilește documentele și dreptul de deducere. Nu presupune că orice lipsă tehnică permite automat suspendarea tuturor obligațiilor contractuale sau că plata rezolvă lipsa documentului fiscal.

Pentru deducere verifică art. 297–299 și documentul legal aplicabil, împreună cu regimul special al e-Facturii. Originalul în sistem este XML-ul însoțit de sigiliul electronic MF. O reprezentare PDF este utilă citirii, dar nu înlocuiește automat acest original în operațiunea obligatorie.

Dosarul final trebuie să lege comanda, recepția, solicitările, eventualul demers ANAF, XML-ul primit, contabilizarea și plata. Astfel poți explica întârzierea fără operațiuni fictive și fără deduceri duble. Pentru controlul complet al documentului vezi verificarea facturii înainte de plată.

Bază legală: OUG nr. 120/2021, în special art. 4, 10 și 10⁹; OUG nr. 89/2025 privind termenul; OPANAF nr. 2229/2025, anexele 1–3; Codul fiscal, art. 297–299 și 319; OMFP nr. 1802/2014 pentru recunoașterea operațiunilor și facturile nesosite.

Bază legală și surse oficiale

• OUG nr. 120/2021 — RO e-Factura, forma consolidată
• OUG nr. 89/2025 — microîntreprinderi și termenul e-Factura
• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF
• OMFP nr. 1802/2014 — reglementări contabile, forma consolidată
• OPANAF nr. 2229/2025 — Formularul 800 pentru facturi plătite la livrare/prestare și netransmise

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.