Facturi nesosite: contul 408, TVA și diferențele la facturare

Ce faci când primești bunul sau serviciul fără factură

Înregistrezi operațiunea în perioada în care bunul sau serviciul a fost primit, pe baza documentelor justificative, iar datoria nefacturată o urmărești prin 408 „Furnizori — facturi nesosite”. La sosirea facturii închizi estimarea și recunoști eventualele diferențe. Nu înregistrezi încă o dată aceeași cheltuială.

Ghidul privește societăți care aplică OMFP nr. 1802/2014, în lei. Pct. 310 alin. (2) cere evidențierea distinctă a datoriilor pentru bunuri și servicii primite, dar nefacturate până la sfârșitul lunii. Obligația nu începe numai în decembrie. Pentru mărfuri, pct. 284 cere și recepționarea și înregistrarea bunurilor sosite fără factură.

Ce dovedește operațiunea

Lipsa facturii nu elimină necesitatea documentelor. Pentru bunuri, dosarul include contractul sau comanda, avizul, recepția și elementele necesare determinării valorii. Pentru servicii, folosești contractul, raportul de activitate, situația de lucrări, procesul-verbal de acceptare ori alt document care dovedește prestația.

O estimare trebuie să arate cantitatea, tariful, perioada și modul de calcul. Pentru utilități poți porni de la consumul măsurat și tariful contractual; pentru o mentenanță fixă, de la serviciul confirmat și prețul convenit. Nu constituie justificare suficientă o sumă aleasă pentru a obține un anumit profit.

O factură omisă din contabilitate, deși era deja primită, este o problemă de integralitate sau de corectare a erorilor. Nu o redenumești factură nesosită pentru a evita analiza perioadei.

Exemplu complet: serviciu estimat și factură cu diferență

În octombrie 2026 societatea primește mentenanță, documentată prin contract și raport acceptat. Valoarea estimată este 6.000 lei fără TVA. Furnizorul facturează în noiembrie 6.200 lei plus TVA 21%, 1.302 lei, total 7.502 lei. Diferența de 200 lei este o revizuire justificată a estimării pentru operațiunea curentă, nu o eroare materială ascunsă.

Presupunem drept integral de deducere, părți care nu aplică TVA la încasare și o evidență a TVA aferente facturii nesosite prin 4428. În octombrie nu se exercită deducerea pe baza simplei estimări.

Contul 408 se închide: 7.260 − 7.260 = 0. Contul 4428 aferent operațiunii se închide: 1.260 + 42 − 1.302 = 0. Datoria 401 este 7.260 + 200 + 42 = 7.502 lei, egală cu factura și plata. Cheltuiala totală este 6.000 + 200 = 6.200 lei, nu 12.200 lei.

Un program poate storna estimarea și înregistra factura integral; rezultatul trebuie să fie același și trasabil. Nu păstrezi concomitent estimarea integrală și factura integrală. Organizarea evidenței TVA și analiticelor se documentează în politicile entității.

Dacă primești marfă, nu înregistrezi automat o cheltuială

Pentru bunuri destinate revânzării, recepția fără factură poate utiliza 371 = 408, nu 607 numai pentru că documentul lipsește. Cheltuiala cu marfa apare la ieșirea din gestiune în sistemul de inventar permanent, potrivit metodei aplicate. Pentru materii prime se folosesc conturile lor; pentru imobilizări se analizează natura activului și conturile adecvate.

Când factura diferă de recepție, verifici dacă diferența corectează costul bunurilor încă în stoc, privește bunuri deja consumate sau este o eroare. Nu treci orice diferență de preț într-un cont generic de servicii. Pentru circuitul stocului vezi monografia mărfurilor.

TVA nu se deduce numai fiindcă ai înregistrat 408

Dreptul de deducere și documentele necesare sunt stabilite de art. 297–299 Cod fiscal. Avizul, nota internă și simpla înregistrare 4428 nu înlocuiesc factura cerută de lege. Pentru operațiuni în sfera RO e-Factura, verifici și documentul primit prin sistem, nu doar un PDF expediat separat.

Exigibilitatea furnizorului, data primirii facturii și momentul exercitării deducerii pot fi diferite. TVA la încasare, taxarea inversă, achizițiile intracomunitare și operațiunile scutite cer tratamente proprii; nu copiază mecanic cei 21% din exemplu. Înregistrarea datoriei și raportarea fiscală se reconciliază pe operațiune.

Cum urmărești un sold 408 vechi

Ține analitice pe furnizor, document de recepție, perioadă și estimare. Lunar, asociază facturile sosite cu pozițiile existente, verifică diferențele și cere clarificarea documentelor lipsă. Un sold global de 50.000 lei fără listă de operațiuni nu poate fi verificat prin simpla confirmare a egalității balanței.

Un sold vechi nu se anulează automat la venituri. Verifici existența obligației, confirmările partenerului, eventualul litigiu, prescripția și documentele care justifică schimbarea. Prescripția și stingerea sunt analize juridice distincte de vechimea contabilă.

Ce se schimbă la închiderea exercițiului

Dacă factura primită după bilanț confirmă valoarea unei obligații existente la data bilanțului, verifici regulile evenimentelor ulterioare și stadiul autorizării situațiilor financiare. Nu presupui că diferența aparține noului an numai pentru că factura are o dată ulterioară.

După închiderea și aprobarea unui exercițiu, deosebești o estimare revizuită pe informații noi de o eroare bazată pe informații disponibile și omise. Tratamentul contabil și eventualele declarații afectate se stabilesc potrivit corectării erorilor contabile. Articolul despre închiderea lunară leagă aceste verificări de restul balanței.

Întrebări frecvente

Pot înregistra 408 numai pe baza unei proforme?

Proforma poate ajuta la identificarea prețului, dar trebuie să dovedești și bunul ori serviciul primit. O ofertă pentru o prestație viitoare nu generează singură cheltuială.

Folosesc 151 dacă nu cunosc încă suma exactă?

Nu automat. O datorie pentru servicii primite, estimată credibil, se distinge de provizion prin natura obligației și nivelul incertitudinii.

Factura ulterioară trebuie să lase 408 la zero?

Pentru operațiunea integral facturată, da, după reconcilierea diferențelor. Alte operațiuni ale aceluiași furnizor pot rămâne deschise și trebuie identificate.

Bază legală: OMFP nr. 1802/2014, pct. 284, 310, 375 și funcțiunea conturilor 408 și 4428; Codul fiscal, art. 297–299 și 319; OMFP nr. 2634/2015.

Bază legală și surse oficiale

• OMFP nr. 1802/2014 — reglementări contabile, forma consolidată
• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF
• OMFP nr. 2634/2015 — documente financiar-contabile

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.