Cum verifici o factură înainte de plată: XML, TVA și documente

Ce verifici înainte să aprobi o factură

O factură se verifică pe patru niveluri: furnizorul și documentul, realitatea operațiunii, tratamentul fiscal și plata. Prezența în RO e-Factura dovedește parcurgerea unui circuit electronic, nu că serviciul a fost prestat, prețul este cel convenit sau TVA este integral deductibilă.

Ghidul privește în principal un SRL din România care cumpără bunuri sau servicii pentru activitatea sa, în relații comerciale obișnuite. Achizițiile intracomunitare, importurile și regimurile speciale necesită verificări suplimentare. Pentru antreprenor, aprobarea înseamnă să confirme ce a primit și ce datorează. Pentru contabil, aceleași informații susțin înregistrarea și analiza fiscală.

Nu confunda trei decizii: plata unei obligații contractuale, recunoașterea contabilă a operațiunii și exercitarea dreptului de deducere a TVA. De exemplu, un avans poate fi plătibil conform contractului înainte de recepția bunurilor; nu îl înregistrezi ca și cum bunurile ar fi fost deja livrate.

Pasul 1: identifici furnizorul și destinatarul corect

Compară denumirea, codul fiscal și adresa cu datele contractului sau comenzii. Confirmă că factura este adresată societății care a făcut achiziția. O factură emisă pe numele administratorului, pentru o achiziție personală, nu devine automat cheltuială a firmei prin plata din contul societății.

Verifică seria, numărul și data, apoi caută documentul în evidența facturilor existente. O reprezentare PDF primită prin e-mail și XML-ul descărcat ulterior din sistem pot reprezenta aceeași factură. Importul ambelor nu trebuie să creeze două datorii.

În controlul dublurilor folosește cel puțin codul furnizorului, numărul documentului, data și valorile. Un alt nume de fișier nu înseamnă altă operațiune. Dacă există o factură de corecție, păstrează legătura cu documentul inițial și verifică efectul cumulat.

Pasul 2: verifici documentul electronic aplicabil

Pentru operațiunile B2B interne cuprinse în obligația RO e-Factura, urmărește factura în sistemul oficial sau în aplicația integrată cu acesta. Exemplarul original este XML-ul însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, potrivit art. 4 din OUG nr. 120/2021. PDF-ul este util pentru citire și control, dar nu înlocuiește originalul structurat în aceste situații.

Verifică răspunsul de procesare și data comunicării. Un index obținut la încărcare nu dovedește singur că fișierul a fost acceptat. Descarcă și arhivează documentul și mesajele relevante; nu păstra exclusiv o captură de ecran sau notificarea din e-mail.

Sfera sistemului se analizează înainte de a cere XML pentru orice document. O factură externă, un bon fiscal sau o operațiune exceptată nu se tratează automat ca o factură B2B internă obișnuită. Detaliile sunt în ghidul RO e-Factura.

Absența temporară a unui document din sistem nu stinge o datorie contractuală reală. Situația se clarifică separat pe circuitul comercial, contabil și fiscal; plata, documentarea operațiunii și deducerea TVA nu se confundă.

Pasul 3: consulți registrele fiscale potrivite

Pentru un furnizor român, verifică Registrul persoanelor înregistrate în scopuri de TVA și Registrul contribuabililor inactivi/reactivați. Dacă este relevant, verifică și aplicarea TVA la încasare. Păstrează rezultatul și data verificării; pentru tratamentul unei operațiuni anterioare contează și istoricul, nu numai starea afișată astăzi.

Un cod valid în VIES nu dovedește singur că titularul este înregistrat normal conform art. 316: există și coduri speciale. Pentru un rezultat VIES nevalid se verifică motivul și situația concretă, conform explicațiilor Comisiei Europene.

Inactivarea fiscală sau anularea codului TVA pot avea consecințe asupra deducerii, potrivit art. 11 din Codul fiscal. Nu deduce mecanic taxa și nu declara documentul inexistent doar dintr-un rezultat de registru: analizează data operațiunii, categoria situației și regulile de corectare ori de exercitare ulterioară a dreptului.

Pasul 4: confrunți factura cu livrarea sau serviciul

Corelează factura cu documentele care explică operațiunea: contract, comandă, aviz, recepție, proces-verbal, raport de activitate ori alte dovezi adecvate. Pentru servicii, o descriere vagă precum „servicii conform contract” trebuie susținută de informații care permit identificarea prestației și a perioadei.

Pentru bunuri verifică produsele, cantitățile, unitățile de măsură, diferențele de recepție și eventualele retururi. Nota de recepție nu se impune automat pentru orice factură: documentele se stabilesc potrivit OMFP nr. 2634/2015 și circuitului aprobat al entității. Un document inventat pentru o livrare inexistentă nu rezolvă lipsa recepției.

Pentru servicii verifică livrabilele, orele acceptate, perioada și aprobarea persoanei responsabile. Separă factura de avans de factura finală și urmărește regularizarea, astfel încât aceeași prestație să nu fie plătită de două ori.

Exemplu: diferență între orele facturate și cele acceptate

Contractul prevede servicii la 300 lei/oră, fără TVA. Furnizorul facturează 8 ore, dar documentele acceptate de ambele părți susțin 6 ore. Presupunem o operațiune internă la cota standard de 21%, fără avansuri și fără TVA la încasare.

Documentezi diferența, o comunici furnizorului și soliciți corectarea. Nu modifici unilateral XML-ul primit și nu tratezi o înțelegere verbală ca factură corectivă. Dacă părțile convin plata sumei necontestate, documentează convenția și urmărește distinct diferența până la clarificare. Exemplul nu autorizează reducerea unilaterală a oricărei datorii facturate.

Pasul 5: verifici TVA și condițiile plății

Art. 319 din Codul fiscal stabilește informațiile facturii. Controlează baza, cota sau motivul scutirii, TVA, moneda și totalul. O înmulțire corectă nu confirmă că respectiva cotă este legală. Pentru deducere sunt relevante destinația achiziției, documentele și eventualele limitări, potrivit art. 297–299; vezi condițiile TVA deductibile.

La plată verifică scadența, avansurile, reținerile contractuale, compensările documentate și plățile anterioare. Confirmă IBAN-ul printr-o sursă cunoscută atunci când furnizorul anunță schimbarea contului. Un mesaj nou și urgent nu înlocuiește confirmarea pe canalul comercial deja folosit.

Dosarul aprobat trebuie să arate cine a confirmat operațiunea, ce documente au fost verificate și ce sumă este autorizată. După plată, referința din extras se leagă de factura sau de avansul corespunzător. Plata din bancă nu reprezintă, prin ea însăși, înregistrarea unei cheltuieli deductibile.

Întrebări frecvente

O factură fără ștampilă este valabilă?

Semnătura și ștampila nu sunt elemente obligatorii ale facturii în sensul art. 319 alin. (29). Verificarea identității, conținutului și circuitului aplicabil rămâne necesară.

Dacă apare în SPV, ANAF a confirmat că pot deduce TVA?

Nu. Validarea sistemului nu substituie analiza condițiilor de fond și de documentare pentru deducere.

Pot schimba singur codul fiscal greșit din PDF?

Corectarea documentului revine emitentului, prin procedura aplicabilă. Nu altera copia și nu presupune că astfel ai corectat și XML-ul comunicat. Vezi corectarea facturii și storno.

O factură neplătită se înregistrează în contabilitate?

Recunoașterea se face după natura și momentul operațiunii, potrivit reglementărilor contabile. Plata ulterioară stinge o datorie; nu este criteriul general al recunoașterii cheltuielii.

Bază legală: Codul fiscal, art. 11, 297–299 și 319; OUG nr. 120/2021, art. 4 și dispozițiile aplicabile relației B2B; OMFP nr. 2634/2015; OMFP nr. 1802/2014. Verificările de plată și aprobarea internă se adaptează contractului și procedurilor entității.

Bază legală și surse oficiale

• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF
• OUG nr. 120/2021 — RO e-Factura, forma consolidată
• OMFP nr. 2634/2015 — documente financiar-contabile
• OMFP nr. 1802/2014 — reglementări contabile, forma consolidată
• ANAF — Registrul persoanelor înregistrate normal în scopuri de TVA
• ANAF — Registrul contribuabililor inactivi/reactivați
• Comisia Europeană — verificarea unui cod TVA prin VIES

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.