Diurna la delegare: cele două plafoane și documentele firmei

Câtă diurnă poate acorda o firmă

O firmă privată poate stabili indemnizația de delegare prin documentele de muncă aplicabile. 57,50 lei pe zi nu este o diurnă obligatorie pentru toate firmele, ci rezultatul unuia dintre plafoanele fiscale pentru deplasările interne: 2,5 × 23 lei, nivelul de referință din sectorul public. Pentru neimpozitare trebuie respectat și al doilea plafon, calculat în limita a trei salarii de bază, proporțional cu zilele de delegare din lună.

Se aplică simultan cele două limite. Partea care le depășește este tratată fiscal ca venit salarial. Transportul și cazarea justificate se analizează separat: nu se adună automat la diurnă pentru a consuma același plafon.

Explicațiile privesc salariații unei firme private, pentru o delegare reală. Regulile au fost verificate la 3 noiembrie 2026 în Codul fiscal, art. 76, Codul muncii, art. 43–44 și HG nr. 714/2018.

Delegare, navetă, detașare și mobilitate

Delegarea este exercitarea temporară, la dispoziția angajatorului, a atribuțiilor de serviciu în afara locului de muncă. Salariatul păstrează funcția și celelalte drepturi din contract. Codul muncii permite delegarea pentru cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni, iar prelungirea în condițiile articolului 44 necesită acordul salariatului.

Naveta obișnuită de acasă la locul de muncă nu este delegare. Decontarea transportului la serviciu poate avea alt regim, dar nu justifică automat plata unei diurne. Nici activitatea permanentă într-un alt loc nu trebuie etichetată la nesfârșit ca deplasare temporară.

Detașarea presupune, în condițiile Codului muncii, schimbarea temporară a locului muncii la un alt angajator. Clauza de mobilitate privește activitatea care, prin natura ei, nu se execută într-un loc stabil. Ambele au cerințe proprii; prestațiile de mobilitate pot intra în reguli fiscale diferite, inclusiv plafonul de 33%. Vezi beneficiile extrasalariale.

Înaintea calculului, întrebarea este deci dacă deplasarea are natura juridică declarată. Un ordin de deplasare completat formal nu corectează o încadrare greșită a muncii efective.

Cele două plafoane fiscale

Pentru delegarea în România, primul plafon se raportează la indemnizația stabilită pentru personalul public. Nivelul de referință din HG nr. 714/2018, majorat prin Ordinul nr. 1.235/2023, este de 23 lei pe zi. Rezultă 2,5 × 23 = 57,50 lei/zi.

Al doilea plafon se determină pentru fiecare lună:

3 × salariul de bază / numărul de zile lucrătoare ale lunii × numărul de zile din perioada de delegare aferente lunii.

Se compară suma efectiv acordată cu ambele plafoane. Limita neimpozabilă este cea mai mică dintre suma acordată, plafonul de referință și plafonul celor trei salarii. Un salariu ridicat nu permite depășirea limitei de 2,5 ori nivelul public fără impozitare; nici încadrarea în cei 57,50 lei nu înlătură verificarea celeilalte limite.

Pentru străinătate, nivelul de referință diferă după țară și condițiile din HG nr. 518/1995. Nu se exportă plafonul intern de 57,50 lei la orice delegație externă. Se verifică valuta, durata și încadrarea reală a deplasării; deplasările transnaționale care implică detașare au reguli suplimentare.

Exemplu: trei zile de delegare internă

Presupunem un salariat cu salariu de bază de 6.000 lei, o lună cu 20 de zile lucrătoare și o deplasare internă care justifică trei zile de indemnizație. Firma a stabilit contractual 100 lei/zi. Nu există alte indemnizații de aceeași natură în luna analizată.

Cei 127,50 lei se includ în calculul salarial și în bazele contribuțiilor potrivit Codului fiscal. Exemplul nu presupune că salariatul primește 127,50 lei net în plus. Dacă angajatorul promite o sumă netă, calculul brut și costul se modifică.

O factură de hotel de 600 lei și bilete de tren de 180 lei, justificate pentru aceeași deplasare, se urmăresc separat de cei 300 lei. Plafonul fiscal al diurnei nu devine un plafon general al tuturor cheltuielilor de deplasare.

Cum stabilești durata deplasării

Ordinul și decontul trebuie să arate data și ora plecării și întoarcerii, localitatea, obiectivul și traseul. Referința publică din HG nr. 714/2018 conține reguli privind distanța și durata; pentru delegarea de o singură zi și pentru ultima zi a unei delegări mai lungi, indemnizația se acordă dacă durata este de cel puțin 12 ore. Nu se rotunjește automat orice fracțiune la o zi integrală.

Firma privată își stabilește drepturile contractuale, dar delimitarea fiscală trebuie făcută pe baza duratei reale și a regulilor de referință aplicabile. Acordarea contractuală a unei sume mai mari nu o face integral neimpozabilă. Dacă deplasarea traversează două luni, zilele și al doilea plafon se separă pe luni, folosind zilele lucrătoare și salariul de bază corespunzătoare fiecăreia.

Documentele care susțin cheltuiala

Un dosar coerent include decizia sau ordinul de deplasare, scopul concret, perioada, modalitatea de transport, aprobarea avansului dacă există, decontul și documentele pentru costurile care necesită justificare. Participarea la o întâlnire se poate susține prin corespondență, invitație, proces-verbal sau documentele proiectului, după caz.

Diurna are caracter forfetar; salariatul nu trebuie să prezinte bonuri pentru fiecare masă ca să justifice utilizarea indemnizației. Aceasta nu elimină dovada delegării. Transportul și cazarea au propriile documente, iar avansul se regularizează: ce s-a primit, ce s-a cheltuit și ce se restituie ori se mai achită.

Articolul 76 alineatul (6) leagă tratamentul indemnizațiilor de delegare de luna aprobării decontului. Contabilitatea trebuie să primească decontul la timp, să identifice partea taxabilă și să o reconcilieze cu statul și D112. Nu se păstrează luni întregi sume taxabile exclusiv în conturi de avans.

Greșeli frecvente

Cele mai importante sunt acordarea diurnei pentru navetă, verificarea unui singur plafon, aplicarea tarifului intern în străinătate și includerea cheltuielilor de hotel în aceeași limită cu indemnizația. O altă eroare este plata tichetelor de masă pentru zile pentru care se acordă indemnizație de delegare, fără verificarea incompatibilității din regulile biletelor de valoare. Vezi tichetele de masă.

Întrebări frecvente

Firma trebuie să acorde exact 57,50 lei pe zi?

Nu. Dreptul se stabilește prin reglementările de muncă aplicabile. Suma de 57,50 lei reprezintă un plafon fiscal de referință pentru delegarea internă.

Dacă depășesc plafonul, se impozitează întreaga diurnă?

Se identifică partea care depășește limitele aplicabile și se tratează salarial. Nu se pierde automat neimpozitarea părții eligibile.

Trebuie bonuri de restaurant pentru diurnă?

Nu pentru justificarea consumului indemnizației forfetare. Rămân necesare documentele care dovedesc deplasarea și decontul.

Pot folosi aceeași formulă pentru administrator?

Regimul persoanelor cu mandat are norme și baze de referință proprii. Exemplul de aici este pentru salariat; vezi contractul de mandat.

Bază legală și surse oficiale

• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF
• Legea nr. 53/2003 — Codul muncii
• HG nr. 714/2018: indemnizația de referință de 23 lei
• HG nr. 518/1995: referințe pentru deplasări în străinătate

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.