Când este obligatorie casa de marcat: numerar, card și excepții

Când trebuie să folosești casă de marcat

Regula generală privește operatorii economici care încasează, integral sau parțial, în numerar, cu cardul ori cu substitute de numerar contravaloarea bunurilor vândute cu amănuntul și a serviciilor prestate direct populației. Dacă operațiunea intră în această sferă și nu există o excepție legală, trebuie utilizat un aparat de marcat electronic fiscal, AMEF.

Obligația nu depinde numai de forma SRL sau PFA, de faptul că ești ori nu plătitor de TVA sau de valoarea mică a încasării. POS-ul și factura nu înlocuiesc automat casa de marcat. Pentru plățile cu cardul există o regulă distinctă privind lipsa obligației de a tipări și înmâna bonul, dar aceasta nu elimină, ca regulă generală, înregistrarea fiscală a vânzării.

Explicațiile sunt verificate la 3 noiembrie 2026 în OUG nr. 28/1999, forma actuală, art. 1–4, inclusiv modificările aduse prin Legea nr. 317/2024. Cazurile de exceptare se citesc după activitatea și modalitatea concretă de încasare, nu după denumirea comercială a afacerii.

Cele patru întrebări de încadrare

1. Ce vinzi: bunuri cu amănuntul, servicii către populație sau alt tip de operațiune?
2. Cum încasezi: numerar, card, substitut ori transfer bancar clasic din cont în cont?
3. Există o excepție expresă în articolul 2 sau într-o dispoziție specială?
4. Dacă ești exceptat, ce document de încasare și ce obligații rămân?

Un magazin fizic care vinde populației și încasează cu numerar sau card intră, în mod obișnuit, în regula AMEF. O activitate care primește exclusiv viramente bancare clasice trebuie analizată separat de încasarea prin card. Faptul că suma ajunge în final într-un cont bancar nu transformă toate plățile cu cardul în simple viramente exceptate.

Nici existența unei facturi pentru fiecare client nu rezolvă singură încadrarea. Dacă legea cere înregistrarea prin aparat, factura este un document cu funcție proprie. La cererea clientului se eliberează și factură în condițiile legii.

Cardul: înregistrare fiscală și bon tipărit

Articolul 1 alineatul (2^1) prevede că, pentru încasările prin carduri de credit sau debit, utilizatorii nu au obligația să imprime și să înmâneze bonul fiscal. La solicitarea clientului, bonul poate fi tipărit și înmânat. Extrasul de cont are rolul probator prevăzut de lege pentru protecția consumatorului.

Această modificare nu spune că orice comerciant cu POS este scutit de AMEF. Bonul POS confirmă tranzacția de plată; raportarea fiscală a vânzării are alt rol. Nu se omite operațiunea din aparat doar pentru că nu se tipărește hârtia.

Există o excepție specială pentru echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale care funcționează exclusiv pe bază de plăți cu cardul, la articolul 3 alineatul (2^3). Ea trebuie verificată pentru echipamentul real și nu se extinde la o casă obișnuită dintr-un magazin deservit de personal.

Excepțiile nu se aplică după aproximare

Articolul 2 conține o listă de activități exceptate. Printre exemple se află anumite activități agricole ocazionale, vânzarea de presă prin distribuitori specializați, transportul local în condițiile prevăzute, anumite încasări pe bilete cu valoare fixă și profesiile libere organizate fără crearea unei societăți comerciale.

Pentru profesiile libere, forma juridică este relevantă. Nu se transferă automat excepția unui profesionist individual asupra unui SRL doar fiindcă furnizează servicii din același domeniu. La PFA, nu orice activitate economică reprezintă profesie liberă exceptată.

Comerțul prin corespondență are excepție, dar textul exclude din ea livrările la domiciliu efectuate de magazine și unități de alimentație publică pe bază de comandă. Prin urmare, afirmația „am comandă online, deci nu trebuie casă” este prea largă. Se verifică circuitul comenzii, livrarea, încasarea și activitatea reală, inclusiv rolul curierului când este implicat.

Dacă ești exceptat mai emiți documente?

Da. Exceptarea de la AMEF nu înseamnă exceptare de la evidența veniturilor. Articolul 2^1 impune chitanțe pentru încasările în numerar din categoriile indicate de el, când nu se folosesc aparate fiscale. Facturarea și evidențele contabile rămân de verificat potrivit tranzacției.

Pentru o încasare bancară, extrasul și documentele vânzării trebuie reconciliate. Pentru o operațiune care cere factură și transmitere prin RO e-Factura se respectă și acel circuit. Obligațiile se cumulează în condițiile legii; e-Factura nu elimină automat înregistrarea AMEF atunci când aceasta este necesară.

Ce pregătești înainte de prima încasare

Dacă activitatea cere aparat, alegi un model și un distribuitor autorizați, organizezi fiscalizarea și formalitățile de identificare, instalarea și serviciul acreditat. Se verifică cerințele tehnice, datele fiscale ale utilizatorului, punctul de lucru și conectarea la sistemul ANAF potrivit procedurilor aplicabile.

Personalul trebuie instruit să selecteze corect articolele, cotele și modalitatea de plată. Un aparat instalat, dar folosit cu o cotă greșită de TVA ori cu toate încasările înregistrate ca numerar, nu asigură o evidență corectă.

Se organizează registrul special și documentele cerute, rapoartele și reconcilierea zilnică. Pentru aparatele neutilizate și situațiile de neconectare există verificări declarative proprii; lipsa vânzărilor nu înseamnă că aparatul poate fi ignorat administrativ. La mutare, închidere sau schimbarea utilizatorului se urmează procedura corespunzătoare, nu se mută pur și simplu dispozitivul fără actualizarea datelor.

Exemplu: raportul fiscal și comisionul POS

Presupunem o zi în care magazinul înregistrează 800 lei numerar și 1.200 lei card, în total 2.000 lei încasări brute ale vânzărilor. Procesatorul virează ulterior 1.188 lei, după reținerea unui comision de 12 lei.

Nu se reduc vânzările la 1.988 lei doar pentru că atât rezultă din numerar plus viramentul net. Diferența de 12 lei este comision, analizat pe documentul procesatorului. Dacă firma este plătitoare de TVA, venitul contabil și TVA se separă corespunzător; totalul de 2.000 lei din exemplu este suma brută, nu o bază fără TVA universală.

Înregistrarea numerarului, raportul aparatului, raportul POS și extrasul trebuie să explice același circuit. Nu se înregistrează a doua oară venitul când procesatorul transferă banii în bancă.

Ce faci când aparatul se defectează

Articolul 1 alineatele (6), (8) și (8^1) prevăd notificarea imediată a distribuitorului sau serviciului acreditat, în modalitatea convenită, și mecanismul documentelor pentru perioada defectării. În situațiile aplicabile se înregistrează operațiunile în registrul special și se emit chitanțe și facturi la cerere, potrivit legii.

Aceasta este o procedură de avarie, nu o permisiune permanentă de a emite chitanțe în loc de bon. Dovada notificării și remedierea trebuie păstrate. Există particularități pentru taxi și echipamente integrate în automate, care nu se copiază asupra oricărui magazin.

Întrebări frecvente

Dacă nu sunt plătitor de TVA mai trebuie aparat?

Statutul TVA nu elimină obligația AMEF dacă activitatea și încasările intră în sfera legală.

POS-ul ține loc de casă de marcat?

Nu ca regulă generală. Confirmarea plății și înregistrarea fiscală sunt funcții diferite; excepțiile se verifică expres.

Pot emite factură în loc de bon pentru numerar?

Factura nu înlocuiește automat bonul atunci când AMEF este obligatoriu. Se aplică regimul operațiunii și eventualele excepții.

Orice magazin online este exceptat?

Nu se decide numai după existența site-ului. Se verifică încadrarea în comerț prin corespondență, excluderile și fluxul efectiv de încasare și livrare.

Bază legală și surse oficiale

• OUG nr. 28/1999: sfera AMEF, excepții și carduri
• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.