În acest articol
- Poți schimba contabilul în cursul anului
- Stabilește data preluării și lucrările care rămân de finalizat
- Inventarul de predare: ce trebuie să poată fi verificat
- Baza de date și licența programului sunt lucruri diferite
- Exemplu: preluare la 1 noiembrie 2026
- Transferă drepturile, fără să distribui identități digitale
- Încheie preluarea cu un raport de constatări
- Întrebări frecvente
Poți schimba contabilul în cursul anului
Schimbarea contabilului se poate organiza și în cursul anului, cu respectarea contractului și cu predarea controlată a documentelor, soldurilor, declarațiilor și acceselor. Momentul esențial este delimitarea clară a ultimei perioade lucrate de prestatorul vechi și a primei perioade preluate de cel nou. Nu există un preaviz universal de 30 de zile aplicabil tuturor contractelor.
Pentru un SRL, schimbarea persoanei care conduce contabilitatea nu suspendă obligațiile firmei. Taxele, salariile, facturile și termenele de raportare continuă. Noul prestator are nevoie de o situație verificabilă a perioadei preluate, nu doar de o balanță trimisă fără explicații.
Art. 10 din Legea contabilității distinge răspunderea administratorului pentru organizare de răspunderea conducerii contabilității, inclusiv în baza contractelor cu prestatori autorizați potrivit legii. Încetarea unui contract nu șterge răspunderea pentru lucrările executate și nici obligațiile administratorului.
Stabilește data preluării și lucrările care rămân de finalizat
Citește clauzele privind încetarea, preavizul, documentele, livrabilele, arhiva și eventualele costuri de export sau refacere. Comunică în scris data și cere confirmarea ultimelor lucrări asumate. Delimitează separat contabilizarea lunii, întocmirea declarațiilor, depunerea și verificarea recipiselor.
O declarație pentru octombrie poate avea termen în noiembrie. Faptul că noul contract începe la 1 noiembrie nu răspunde singur la întrebarea cine depune declarația aferentă lui octombrie. Aceeași problemă apare la D205 anuală, situații financiare și rectificative pentru anii precedenți.
Stabilește responsabilul pentru documentele sosite după data predării, pentru mesajele ANAF și pentru solicitările care privesc perioade vechi. Nu lăsa o lună între două contracte fără persoană responsabilă și nu permite două depuneri concurente fără coordonare.
Inventarul de predare: ce trebuie să poată fi verificat
| Pachet | Documente și informații utile |
|---|---|
| Documente primare | Facturi, XML-uri, extrase, casă, deconturi, contracte și recepții, pe perioade |
| Registre și balanțe | Registru-jurnal, registru-inventar, cartea mare, balanțe lunare, fișe de cont |
| Solduri analitice | Clienți/furnizori pe facturi, avansuri, asociați, debitori și creditori |
| TVA și fiscalitate | Jurnale, calcule fiscale, registre relevante, reporturi și ajustări |
| Declarații | Fișierele efectiv transmise și recipisele finale, inclusiv rectificative |
| Personal | State, concedii, rețineri, documentele de personal și situația accesului REGES |
| Active și stocuri | Registrul mijloacelor fixe, amortizare, inventare și evidențele gestiunii |
| Raportare anuală | Situații financiare, aprobări, dosare de întocmire și dovezi de depunere |
Lista se adaptează activității. O firmă fără angajați nu are același dosar ca un comerciant cu mai multe gestiuni și personal. Procesul-verbal de predare se organizează după situația concretă; un model generic nu confirmă că toate fișierele există.
Pentru fiecare pachet notează perioada, formatul, numărul ori identificarea fișierelor și eventualele lipsuri. Nu semna „documentație completă” dacă nu ai verificat conținutul. O rezervă clară, cu termen de completare, este mai utilă decât o formulare globală contrazisă de dosar.
Baza de date și licența programului sunt lucruri diferite
Solicită datele și rapoartele necesare continuității, într-un format utilizabil. Dacă este posibil contractual și tehnic, obține copia bazei și instrucțiunile de restaurare. Verifică separat dreptul de utilizare a programului, versiunea, modulele și licența; transferul datelor nu transferă automat licența prestatorului.
Deschide efectiv exporturile și verifică soldurile. Un fișier numit „backup final” poate fi incomplet, corupt sau pentru altă firmă. Păstrează și formate lizibile ale registrelor și fișelor, astfel încât accesul la istoric să nu depindă exclusiv de un program indisponibil ulterior.
Copiile trebuie să includă analiticele și legăturile utile cu documentele. O balanță sintetică nu arată singură din ce facturi este format soldul unui furnizor. Pentru verificare vezi citirea balanței.
Exemplu: preluare la 1 noiembrie 2026
Presupunem că vechiul prestator închide octombrie și, prin acord, depune declarațiile aferente acelei luni. Noul prestator începe înregistrările din noiembrie. Acesta este un aranjament contractual concret, nu o împărțire impusă automat de lege.
| Lucrare | Responsabil convenit | Dovadă de predat |
|---|---|---|
| Închiderea octombrie | Prestatorul vechi | Balanță, fișe, jurnale și lista documentelor lipsă |
| Declarațiile octombrie | Prestatorul vechi | Fișiere și recipise după termenul fiecăreia |
| Înregistrările noiembrie | Prestatorul nou | Import și reconciliere cu soldurile aprobate |
| Factură de octombrie primită ulterior | Persoana stabilită prin acord | Tratament documentat și informarea ambelor părți |
La predare, contul bancar are 18.000 lei, iar registrul și soldul contabil de casă arată 2.000 lei. Noul prestator verifică separat extrasul bancar și numerarul efectiv: totalul de 20.000 lei nu permite mutarea diferențelor între bancă și casă pentru a obține egalitatea.
Dacă un furnizor are sold de 12.100 lei, cere facturile și plățile care îl compun. Un avans nealocat sau un document duplicat se clarifică înainte de import, nu se ascunde într-un cont de diferențe. Erorile identificate se tratează potrivit regulilor de corectare.
Transferă drepturile, fără să distribui identități digitale
Pregătește împuternicirea noului prestator și verifică accesul pe CUI-ul firmei. Revocă vechiul mandat și autorizările aplicațiilor prin procedurile corespunzătoare, după organizarea continuității. Încetarea contractului comercial nu garantează că toate drepturile tehnice au fost deja eliminate.
Administratorul nu trebuie să predea PIN-ul certificatului său pentru a permite munca noului contabil. Fiecare titular folosește propriul certificat și reprezentarea aprobată. Înrolarea SPV și accesul REGES ori la aplicațiile comerciale se verifică distinct.
Arhivează documentele și mesajele necesare înainte de închiderea accesului la conturi ale prestatorului. Nu șterge istoricul pentru a marca data schimbării și nu presupune că SPV este arhiva completă a contabilității.
Încheie preluarea cu un raport de constatări
Noul prestator ar trebui să identifice soldurile neverificate, declarațiile lipsă, diferențele fiscale și lucrările urgente, cu perioade și impact. Stabilește cine furnizează documentele și cine aprobă remedierea. Separă costul ținerii curente de costul refacerii istoricului, dacă acesta este necesar.
Verificarea preluării nu înseamnă audit statutar și nu garantează că toate operațiunile trecute au fost controlate. Raportul trebuie să descrie ce s-a verificat efectiv și ce rămâne deschis. Administratorul poate urmări astfel un plan de rezolvare, fără să considere o simplă semnătură dovada dispariției erorilor.
Întrebări frecvente
Trebuie să aștept sfârșitul anului?
Nu există o regulă generală care să impună asta. Respectă contractul și asigură predarea și raportările perioadei de tranziție.
Este suficientă ultima balanță?
Nu. Sunt necesare analiticele, documentele, jurnalele, declarațiile și informațiile care justifică soldurile.
Se mută automat toate accesele după semnarea noului contract?
Nu. Mandatele și autorizările se operează și se verifică separat în fiecare sistem.
Bază legală: Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6, 10 și 20–26; OMFP nr. 2634/2015; OPANAF nr. 1090/2022, art. 12–14 din procedură; contractele și procedurile aplicabile entității.
Bază legală și surse oficiale
- Legea nr. 82/1991 — contabilitate, forma consolidată
- OPANAF nr. 1090/2022 — procedura SPV, reprezentare și revocare
- OMFP nr. 2634/2015 — normele generale pentru documente financiar-contabile
Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.