Cum angajezi primul salariat: contract, REGES-ONLINE și salarizare

Cum angajezi legal primul salariat în 2026?

Pentru prima angajare pregătești postul, examenul de medicina muncii și contractul individual de muncă, obții accesul angajatorului în REGES-ONLINE și transmiți datele contractului cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Înainte ca persoana să lucreze, contractul trebuie să fie semnat, iar salariatul să primească un exemplar.

Înregistrarea în REGES, salarizarea și declarația fiscală D112 sunt operațiuni distincte. O firmă de contabilitate care calculează salariile nu are automat acces delegat la registrul de muncă. Responsabilitățile și accesul se stabilesc înaintea primei zile, nu după angajare.

Ghidul privește angajarea obișnuită, în România, a unui adult cu drept de muncă, în baza unui contract individual. Cetățenii străini care necesită aviz, minorii, ucenicia, munca temporară și profesiile reglementate au condiții suplimentare.

1. Definește postul și comunică locul vacant

Stabilești atribuțiile reale, ocupația și codul COR, programul, locul muncii, salariul și persoana care coordonează activitatea. COR clasifică ocupația salariatului; CAEN descrie activitățile economice ale firmei. Un cod CAEN nu se introduce în locul funcției din contract.

Pentru un contract pe durată determinată verifici temeiul legal; această durată nu se alege exclusiv pentru că firma este la început. La telemuncă se includ clauzele specifice formei de organizare, fără a folosi adresa domiciliului ca soluție generică pentru orice activitate.

Angajatorii comunică AJOFM locurile vacante, inclusiv cele nou-create, în termen de 5 zile lucrătoare de la vacantare/creare și ocuparea locurilor comunicate în termen de o zi, conform art. 10 din Legea nr. 76/2002 și regulilor de aplicare. Acest flux este separat de REGES; transmiterea contractului nu îndeplinește singură comunicarea către AJOFM.

2. Verifică documentele și aptitudinea medicală

Dosarul trebuie să susțină identitatea, calificarea cerută de post, dreptul de muncă și condițiile contractuale. Soliciți actele relevante pentru funcție, fără colectarea unor informații personale fără legătură cu angajarea. Pentru deducerile salariale se obțin separat documentele și declarațiile necesare.

Codul muncii, art. 27, cere certificarea aptitudinii pentru muncă. Potrivit HG nr. 355/2007, examenul la angajare se finalizează prin fișa de aptitudine, completată de medicul de medicina muncii. O adeverință generică de la medicul de familie nu înlocuiește automat acest examen pentru riscurile postului.

Angajatorul comunică medicului locul de muncă și factorii de risc, programează evaluarea înainte de începerea activității și păstrează documentul corespunzător. Dosarul medical propriu-zis rămâne la structura medicală, conform regulilor de confidențialitate.

3. Încheie contractul și anexele înaintea muncii

Contractul se întocmește în formă scrisă, în limba română, cu informarea prealabilă cerută de art. 17 Codul muncii. Modelul-cadru este aprobat prin Ordinul nr. 2171/2022; completarea lui trebuie să reflecte situația reală a postului.

Pentru un contract obișnuit pe durată nedeterminată, art. 31 permite o probă de cel mult 90 de zile calendaristice pentru execuție și 120 pentru conducere. Alte categorii au limite proprii. Proba se desfășoară în interiorul unui raport de muncă plătit, cu toate drepturile; nu este o perioadă de lucru fără contract.

Pentru salariu, verifici minimul aplicabil sectorului și normei. Nivelul general este 4.325 lei din iulie 2026; calculul salariului minim explică separat netul și condițiile facilității fiscale.

4. Obține accesul și transmite contractul în REGES-ONLINE

În 2026, raportarea se face în REGES-ONLINE, potrivit HG nr. 295/2025. Pentru un angajator care nu a avut salariați, Inspecția Muncii precizează că datele primului salariat trebuie completate și transmise cel târziu în ziua anterioară începerii activității.

Reprezentantul legal parcurge procedura de identificare și de acces la registrul firmei, potrivit documentației oficiale. Dacă evidența este externalizată, închei contractul de servicii, stabilești persoanele autorizate și efectuezi delegarea în aplicație. Verifici că accesul permite transmiterea, nu numai consultarea datelor personale.

Înainte de trimitere confrunți datele din registru cu contractul semnat: identificare, număr și dată, începutul activității, durată, funcție, normă, program, salariu și celelalte elemente obligatorii. După transmitere verifici existența înregistrării și păstrezi dovada operațiunii în dosarul administrativ.

O ciornă salvată în aplicație și un contract introdus numai în programul de salarizare nu dovedesc transmiterea în registru.

Exemplu de calendar pentru prima angajare

Firma decide ca salariatul să înceapă luni, 16 noiembrie 2026. Postul, comunicarea către AJOFM, medicina muncii, accesul REGES și semnarea se pregătesc din timp.

15 noiembrie este duminică. Regula pentru transmiterea inițială se referă la ziua anterioară, nu la o perioadă de 20 de zile după angajare. Practic, finalizarea vineri, 13 noiembrie, lasă timp pentru remedierea unor probleme de acces. Dacă termenul nu poate fi respectat, activitatea nu începe informal până când documentele sunt rezolvate.

5. Organizează prima zi și evidența lunară

Angajatorul organizează instruirea de securitate și sănătate în muncă, instrucțiunile pentru post, echipamentele necesare și informarea asupra regulilor interne. Contractarea unui prestator SSM nu înlătură obligația angajatorului de a asigura efectiv condițiile de muncă.

Ții evidența zilnică a orelor, inclusiv ora începerii și a sfârșitului programului, potrivit art. 119 Codul muncii. Concediile, absențele, bonusurile și modificările se documentează înainte de calculul salarial. Programul înscris în contract trebuie să corespundă muncii efectiv organizate.

Pentru fiecare lună pregătești statul salarial, netul de plată și obligațiile bugetare. D112 raportează contribuțiile și datele nominale, cu periodicitatea legală a angajatorului. Termenul uzual lunar este 25 a lunii următoare; raportarea trimestrială există numai dacă sunt îndeplinite condițiile Codului fiscal.

La primul salariat se analizează și actualizarea vectorului fiscal. REGES nu modifică în locul firmei toate obligațiile ANAF. Vezi ghidul D700 și salarizarea de la brut la net.

Modificările ulterioare au termene diferite

Termenul de 20 de zile lucrătoare din HG nr. 295/2025 privește modificările datelor salariale prevăzute de act. Modificarea funcției, normei, duratei și altor elemente are alte termene. Suspendările, concediile medicale și încetările se verifică după evenimentul concret.

Nu aplici tuturor schimbărilor termenul cel mai lung disponibil. Documentul justificativ, data efectului și termenul REGES trebuie urmărite distinct, iar erorile se corectează conform situației reale, fără rescrierea fictivă a istoricului.

Întrebări frecvente despre primul salariat

Pot angaja dacă SRL-ul nu are încă venituri?

Da, lipsa veniturilor nu interzice angajarea. Firma trebuie să poată respecta salariul, contribuțiile și celelalte obligații de angajator. Finanțarea de către asociat se documentează separat de veniturile firmei.

Angajatul poate lucra o zi de probă fără contract?

Nu. Perioada de probă nu elimină contractul, transmiterea în registru, plata și contribuțiile. Se verifică aptitudinile în condițiile legii, nu prin muncă nedeclarată.

Un contract part-time este suficient pentru regimul micro?

Condiția fiscală privind salariatul sau echivalentul legal se analizează separat de validitatea contractului de muncă. Vezi regulile microîntreprinderilor în 2026; nu orice contract parțial îndeplinește singur condiția.

Dacă deleg REGES, cine răspunde de date?

Delegarea permite operarea de către persoana autorizată. Angajatorul trebuie să organizeze transmiterea corectă și la termen, să furnizeze documentele și să verifice rezultatul. Un abonament de salarizare nu reprezintă, singur, dovada îndeplinirii raportărilor.

Bază legală: Codul muncii, art. 16–17, 27, 31, 112, 119 și 164; HG nr. 295/2025, art. 4–7; HG nr. 355/2007; Legea nr. 319/2006; Legea nr. 76/2002, art. 10; Codul fiscal și instrucțiunile D112.

Bază legală și surse oficiale

• Legea nr. 53/2003 — Codul muncii
• HG nr. 295/2025 — REGES-ONLINE și termenele de transmitere
• Inspecția Muncii — întrebări frecvente REGES-ONLINE și prima angajare
• Ordinul nr. 2171/2022 — modelul-cadru al contractului individual de muncă
• HG nr. 355/2007 — supravegherea sănătății lucrătorilor și fișa de aptitudine
• Legea nr. 319/2006 — securitatea și sănătatea în muncă
• AJOFM — comunicarea locurilor vacante și a ocupării lor, 16 octombrie 2026
• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.