NIR: când este obligatorie nota de recepție și cum o completezi

Trebuie NIR la fiecare factură de marfă?

Nota de recepție și constatare de diferențe, NIR, nu este obligatorie pentru orice factură de bunuri. OMFP nr. 2634/2015 o cere în șase familii de situații. În celelalte cazuri, recepția și încărcarea în gestiune se pot documenta pe baza documentului de livrare, potrivit normelor și procedurii firmei.

Faptul că NIR nu este obligatorie într-un caz nu elimină recepția. Cineva trebuie să verifice ce a sosit, în ce cantitate și stare, iar operațiunea să poată fi înregistrată pe documente reale.

Regula este în anexa nr. 2, grupa a III-a, la OMFP nr. 2634/2015, în forma consolidată inclusiv cu OMF nr. 4058/2024. Textul oficial include normele și modelul NIR, cod 14-3-1A.

Cele șase cazuri în care NIR este obligatorie

Normele specifice enumeră situațiile de mai jos. Încadrarea se face după bunuri și gestiune, nu numai după statutul TVA sau forma SRL/PFA a beneficiarului.

Nu transforma tabelul într-o permisiune de a cumpăra fără documentele cerute de alte norme. NIR constată recepția; nu înlocuiește automat factura, actul achiziției sau documentele fiscale necesare.

Ce se întâmplă când NIR nu este obligatorie

Pentru o livrare obișnuită într-o singură gestiune, fără diferențe și fără celelalte situații enumerate, norma permite utilizarea documentului de livrare, cum ar fi factura sau avizul, pentru recepție și încărcare, după caz.

Firma stabilește prin circuitul intern cine verifică și cum se dovedește recepția. Poate utiliza NIR și ca document intern de control, dar trebuie să distingă această alegere de obligația expresă din normă.

Nu emite o recepție fictivă numai pentru că factura a ajuns în e-Factura. Bunurile pot fi încă în transport, pot reprezenta un avans sau pot fi livrate altui destinatar. Data documentului electronic nu dovedește singură intrarea fizică în gestiune.

Ce verifici efectiv la primire

Confruntă produsul, cantitatea, unitatea de măsură și starea bunurilor cu documentele. Identifică loturile sau seriile când natura bunului cere acest lucru. Separă bunurile proprii de cele ale terților și verifică gestiunea în care intră.

O cutie nu este întotdeauna o bucată. Dacă factura este în cutii, iar gestiunea în bucăți, documentează conversia. Fără această corespondență, aceeași livrare poate produce un sold cantitativ multiplicat.

Pentru bunurile sosite în tranșe, normele prevăd câte un formular pentru fiecare tranșă, anexat apoi facturii sau avizului. Nu confirma întreaga livrare la prima descărcare dacă restul nu a sosit.

Ce date completezi în NIR

Documentul trebuie să permită identificarea entității, a recepției, a bunurilor, a documentelor de livrare și a persoanelor responsabile, conform modelului și regulilor generale. Numărul și data trebuie să poată fi urmărite în circuit.

Dacă nu înscrii datele valorice în NIR, ele trebuie să existe într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării valorii. Un formular numai cantitativ nu elimină necesitatea evaluării.

Când există diferențe, firma stabilește prin proceduri proprii informațiile necesare: cantitatea și valoarea în plus/minus, persoanele care au recepționat și explicațiile adecvate. Descrierea trebuie să fie concretă, nu „marfă cu probleme” fără identificare.

Exemplu: facturate 100 de bucăți, primite 98

Furnizorul facturează 100 de bucăți la 50 lei, iar la recepție se constată 98. În ipoteză există o lipsă reală, nu o diferență de unitate de măsură sau o a doua tranșă anunțată.

NIR este obligatorie în acest caz și descrie diferența. Firma comunică furnizorului constatarea și documentează soluția: completarea livrării, corectarea facturii sau altă rezolvare contractuală aplicabilă.

Nu trece 100 de bucăți în stocul fizic ca să coincidă cu factura și nu reduci singur XML-ul furnizorului. Tratamentul contabil al diferenței se stabilește după documente și responsabilitate. Exemplul separă valorile fără TVA și nu autorizează o deducere fiscală automată.

Recepție fără factură și bunuri ale terților

Când bunurile sosesc fără documentul de livrare cerut, NIR documentează ce s-a primit și permite urmărirea situației. Pentru contabilitate trebuie stabilite evaluarea și actele aferente. Lipsa facturii nu este motiv să ignori bunurile reale.

Pentru obligația față de furnizor și estimarea justificată vezi facturile nesosite și contul 408. NIR nu înlocuiește factura pentru exercitarea dreptului de deducere TVA în cazurile în care legea o cere.

La custodie, recepția nu mută proprietatea. Bunurile altuia sunt identificate separat, cu evidența corespunzătoare. Monografia custodiei explică diferența dintre gestiunea fizică și activul propriu.

NIR, inventariere și raportare

Recepția privește intrarea concretă a bunurilor. Inventarierea verifică situația reală la un moment dat și are altă procedură. Un NIR vechi nu dovedește că bunul mai există la data inventarului.

Asigură legătura dintre document, gestiune, contabilitate și exportul datelor. SAF-T Stocuri poate cere istoricul mișcărilor; identificatorii și datele necoerente din recepții pot produce diferențe în raportare.

Verificarea finală urmărește o singură intrare reală pentru aceeași livrare. Când primești ulterior factura, nu creezi încă o intrare de stoc dacă bunurile fuseseră deja recepționate și evidențiate corect.

Surse primare: OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2, grupa a III-a, NIR cod 14-3-1A; Legea contabilității, regulile documentelor justificative; reglementările contabile aplicabile.

Bază legală și surse oficiale

• OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
• OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2, forma consolidată inclusiv OMF nr. 4058/2024

Revizie legislativă și contabilă: 5 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.