Împuternicirea la ONRC: cine semnează și cine depune dosarul

Cine poate semna dosarul ONRC

Dreptul de a semna cererea ONRC și dreptul de a depune sau ridica documente trebuie verificate separat. Pentru mențiunile unei persoane juridice, art. 81 din Legea nr. 265/2022 indică reprezentantul legal, mandatarul cu procură specială/generală autentică sau avocatul cu împuternicire avocațială. Un contabil extern nu primește automat această calitate prin contractul de contabilitate.

La înmatricularea persoanei juridice, art. 79 permite și semnarea de către oricare asociat, acționar sau membru. Această regulă nu se transferă automat oricărei mențiuni ulterioare. Ghidul folosește Legea nr. 265/2022, art. 3 și 79–84 și instrucțiunile ONRC pentru reprezentare, verificate la 5 noiembrie 2026.

Separă cele patru operațiuni

Un dosar poate presupune redactarea actelor, semnarea lor, depunerea cererii și ridicarea documentelor. Persoana care pregătește actele nu este, prin acest fapt, îndreptățită să semneze în numele firmei. Persoana care poate ridica un certificat nu dobândește automat puterea de a modifica actul constitutiv.

Un asociat care poate semna cererea de constituire nu poate semna în locul celorlalți fondatori actul constitutiv fără reprezentarea lor valabilă. Art. 82 cere semnarea actului constitutiv de toți fondatorii sau reprezentanții lor convenționali.

Reprezentant legal, avocat, mandatar sau salariat

Reprezentantul legal se identifică din situația societății și puterile înregistrate. Dacă reprezentarea este comună, nu presupui că unul dintre administratori poate face singur orice act. Verifici și valabilitatea mandatului; înscrierea istorică a unei persoane nu confirmă un mandat încă în vigoare.

Avocatul folosește împuternicirea avocațială în cadrul legal al profesiei. Mandatarul convențional se bazează pe procura autentică cerută pentru semnarea cererii, cu obiectul și limitele ei. Definiția legală a împuternicitului include și consilierul juridic salariat, în cadrul profesional aplicabil, precum și alți salariați împuterniciți pentru depunere ori ridicare.

Pentru un salariat obișnuit, împuternicirea internă de depunere nu se citește ca și când ar acorda, prin ea însăși, toate puterile de semnare ale unui mandatar cu procură autentică. Se pregătește cererea semnată de persoana legal competentă și se delimitează sarcina celui care o depune.

Un prestator extern de contabilitate nu este salariatul clientului. Împuternicirea sub semnătură privată pentru servicii contabile sau acces SPV nu se extinde automat la reprezentarea ONRC. Accesul SPV are o procedură separată.

Ce trebuie să acopere procura

Procura identifică mandantul, mandatarul, societatea și operațiunile autorizate. Dacă scopul este o schimbare de sediu, trebuie să poată rezulta ce acte poate semna și ce formalități poate îndeplini mandatarul, inclusiv completări sau ridicare dacă acestea se doresc. Nu presupui că o formulare despre „relația cu instituțiile” rezolvă orice act societar.

Se verifică durata, revocarea, posibilitatea substituirii și eventualele limite valorice sau de obiect. O procură autentică expirată nu este utilizabilă numai pentru că a fost suficientă într-un dosar vechi. Pentru acte întocmite în străinătate verifici cerințele art. 76, convențiile și traducerea aplicabilă.

Puterea de reprezentare la registru nu este automat putere pentru semnarea unui contract comercial, vânzarea unui imobil sau efectuarea unor operațiuni bancare. Fiecare act se raportează la mandatul și forma cerute pentru el. Nu ceri o procură cu puteri excesive dacă dosarul urmărește numai o mențiune limitată.

Semnătura electronică nu înlocuiește împuternicirea

Art. 82–83 reglementează semnătura olografă sau electronică calificată și identificarea electronică. Certificatul confirmă identitatea semnatarului potrivit cadrului său; nu dovedește singur că semnatarul este administratorul ori mandatarul societății.

La depunerea electronică verifici atât semnătura calificată, cât și calitatea în care se semnează. O fotografie a semnăturii într-un PDF nu este semnătură calificată. Nici certificatul digital al contabilului nu trebuie prezentat ca și când ar fi identitatea administratorului.

Nu distribui parole, dispozitive sau identități digitale între persoane pentru a evita reprezentarea. Se folosesc documentele și conturile proprii ale persoanelor autorizate, iar societatea păstrează evidența mandatului și a dosarelor depuse.

Exemplu: administratorul este plecat

Un SRL dorește să înregistreze o schimbare de sediu, iar administratorul nu poate veni la ghișeu. Varianta potrivită poate fi semnarea cererii de administrator și depunerea de un salariat împuternicit în condițiile legii sau reprezentarea prin avocat ori mandatar cu procură autentică. Alegerea depinde de operațiunile ce trebuie efectiv îndeplinite.

Dacă persoana desemnată trebuie numai să ducă dosarul deja semnat și să ridice actele, documentele pot avea un obiect limitat. Dacă trebuie să semneze cererea și acte în numele societății, verifici cadrul corespunzător, fără să numești simpla depunere „procură de semnare”.

Dosarul pentru schimbarea sediului rămâne necesar în fond: titlul spațiului, hotărârea și celelalte înscrisuri relevante. Împuternicirea nu repară un drept de folosință expirat și nu permite mandatarului să inventeze aprobarea asociaților.

Completări, renunțare și audiență

Mandatul trebuie verificat și când dosarul primește o amânare. Persoana care depune un act suplimentar trebuie să aibă calitatea corespunzătoare, iar o schimbare a obiectului sau renunțare poate depăși sarcina inițială de curierat administrativ.

Pentru procedurile din Formularul nr. 5 ONRC folosești modelul oficial și verifici ce se solicită efectiv. Preschimbarea termenului și audiența nu sunt aceeași operațiune și nu acordă puteri suplimentare reprezentantului.

Verificarea finală a reprezentării

Înaintea depunerii compari cererea cu tipul operațiunii, semnatarul cu categoriile legale, mandatul cu actele efectiv semnate și semnăturile cu forma cerută. Păstrezi procura sau împuternicirea, dovada calității, confirmarea depunerii și documentele finale.

Lipsa unui mandat suficient poate conduce la completări sau respingere; nu este remediată prin promisiunea prestatorului că „a mai făcut așa”. O societate poate externaliza pregătirea și formalitățile în limitele legii, păstrând un dosar care arată cine a decis, cine a semnat și cine a depus fiecare document.

Bază legală și surse oficiale

• Legea nr. 265/2022: reprezentare, formalități ONRC, autorizare și plângere
• ONRC: dovada împuternicirii pentru formalitățile de înregistrare
• ONRC: dosarul pentru constituirea SRL și actele suplimentare

Revizie legislativă și contabilă: 5 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.