Bon fiscal pe firmă: CUI, factura simplificată și deducerea TVA

Este suficient bonul pentru o achiziție pe firmă?

Un bon fiscal poate susține înregistrarea unei achiziții, dar dreptul de deducere a TVA cere condiții suplimentare. Pentru bonul care justifică TVA ca factură simplificată, verifici documentul, limita aplicabilă și codul TVA al beneficiarului imprimat de casa de marcat. CUI-ul pe bon nu transformă orice cumpărătură în cheltuială deductibilă.

Separă trei întrebări: achiziția aparține firmei, există documente suficiente pentru înregistrare și poate fi dedusă TVA? O firmă neînregistrată normal în scopuri de TVA poate înregistra o achiziție justificată fără să aibă dreptul de a recupera taxa prin D300.

Ghidul privește achiziții interne obișnuite. Pentru tranzacții externe, regimuri speciale și bunuri cu tratament particular verifici regulile proprii; nu extinzi automat soluția bonului de la magazin.

Bon fiscal, factură simplificată și factură completă

Bonul fiscal este documentul emis de aparatul de marcat în condițiile OUG nr. 28/1999. Factura simplificată este documentul care respectă art. 319 alin. (12), (13) și (21) din Codul fiscal, în cazurile permise de lege. Un bon poate îndeplini și condițiile acestei facturi, dar cele două denumiri nu sunt interschimbabile pentru orice sumă și operațiune.

Pentru cazul uzual al unei achiziții de la un furnizor plătitor de TVA, art. 319 alin. (12) lit. a) din Codul fiscal permite factura simplificată când totalul inclusiv TVA nu depășește 100 euro, utilizând cursul legal din art. 290. Nu este o limită fixă de 500 lei pentru toți anii și toate datele.

Codul fiscal prevede și alte cazuri de facturare simplificată, inclusiv cele supuse aprobării speciale ori legate de regimul de scutire. Nu presupune că orice bon între 100 și 400 euro este automat suficient. Furnizorul care aplică scutirea nu generează TVA deductibilă doar pentru că poate emite document simplificat.

Condiția codului beneficiarului pentru TVA

Normele metodologice, pct. 69 alin. (6), cer ca furnizorul să menționeze pe bon, cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal, codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului. Verifică identificatorul firmei și celelalte elemente cerute, nu numai existența unei succesiuni de cifre.

Scrierea ulterioară cu pixul a CUI-ului nu îndeplinește această condiție tehnică pentru deducerea pe bon. Solicită documentul corect, inclusiv factura când este necesară, în loc să completezi manual datele ca și cum ar fi fost tipărite de emitent.

Bonul trebuie să permită identificarea emitentului, datei, bunurilor ori serviciilor și taxei sau informațiilor necesare calculării acesteia, potrivit cerințelor aplicabile. Dovada plății cu cardul, emisă de terminal, nu este în sine bon fiscal sau factură și nu arată toate aceste elemente.

Dosarul pentru înregistrarea cheltuielii

Chiar când documentul este suficient ca factură simplificată, achiziția trebuie să aibă un scop real în activitatea firmei. Păstrează dovada recepției ori utilizării și identificarea persoanei care a făcut cumpărătura. Pentru un bun păstrat în stoc, înregistrarea inițială poate fi stoc, nu cheltuială imediată.

OMFP nr. 2634/2015 stabilește regulile documentelor justificative și circuitul intern. Nu există un NIR obligatoriu pentru orice bon și orice serviciu; documentele de recepție se aleg după operațiune și condițiile normelor. Un decont aprobat nu poate demonstra, singur, realitatea unei cumpărături inexistente.

Un bon fără datele necesare deducerii TVA nu trebuie confundat automat cu o cheltuială inexistentă. Analizezi documentarea contabilă și fiscalitatea cheltuielii separat, iar pentru TVA obții documentul care îndeplinește condițiile legale.

Exemplu: bon cu total 242 lei la TVA de 21%

Presupunem consumabile pentru activitatea taxabilă a firmei, documente complete, furnizor înregistrat normal, fără TVA la încasare și fără limitări de deducere. Bonul respectă condițiile facturii simplificate și are codul TVA al firmei imprimat corespunzător. Totalul se încadrează în limita aplicabilă de 100 euro.

Nu calculezi taxa ca 242 × 21%, deoarece cei 242 lei includ deja TVA. Pentru un bon cu mai multe cote, separi bazele și taxele potrivit documentului, fără să împarți întregul total la 1,21.

Dacă aceeași taxă de 42 lei ar privi o cheltuială auto cu deducere limitată legal la 50%, taxa deductibilă ar fi 21 lei, iar ceilalți 21 lei s-ar trata potrivit naturii achiziției și regulilor contabile. Bonul corect nu elimină limitarea; vezi deductibilitatea autoturismului.

Când ceri factura și cum eviți dublarea

Cere factura completă când documentul disponibil nu îndeplinește condițiile necesare pentru operațiune ori pentru exercitarea deducerii. OUG nr. 28/1999 reglementează emiterea facturii la solicitarea clientului în situațiile sale de aplicare. Comunică datele firmei corect și păstrează legătura cu bonul care dovedește plata.

Dacă primești ulterior factura pentru aceeași cumpărătură, nu înregistrezi a doua oară bunurile și datoria. Corelează furnizorul, data, numărul bonului și totalul. Plata deja făcută se alocă aceleiași operațiuni, nu se achită încă o dată fiindcă factura apare acum în sistem.

Legătura cu RO e-Factura

Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate beneficiază de excepția prevăzută de OUG nr. 120/2021. Nu se cere un XML pentru orice asemenea bon numai pentru că achiziția este făcută de o firmă.

În schimb, o factură distinctă emisă pentru o operațiune inclusă în obligația sistemului urmează circuitul său legal. Nu extinde excepția bonului la orice document numit „simplificat”. Sfera și documentul original sunt explicate în ghidul e-Factura.

Întrebări frecvente

Orice bon cu CUI permite deducerea integrală?

Nu. Verifici condițiile documentului, scopul achiziției, statutul TVA și limitările aplicabile firmei.

Bonul cu cardul înlocuiește bonul fiscal?

Dovada terminalului arată plata, dar nu este automat documentul fiscal cerut pentru achiziție și TVA.

Pot deduce TVA dacă furnizorul este neplătitor?

Nu există TVA de dedus numai pentru că în document apare un total. Verifici regimul emitentului și documentul efectiv.

Bază legală: Codul fiscal, art. 25, 290, 297–299 și 319 alin. (12)–(14), (21); normele metodologice, pct. 69 alin. (6); OUG nr. 28/1999; OMFP nr. 2634/2015; OUG nr. 120/2021, excepțiile aplicabile bonurilor fiscale.

Bază legală și surse oficiale

• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF
• OUG nr. 28/1999 — aparate de marcat și bonuri fiscale, forma actuală
• OMFP nr. 2634/2015 — documente financiar-contabile
• OUG nr. 120/2021 — RO e-Factura, forma consolidată

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.