Aviz de însoțire a mărfii: transfer, livrare și retur

Când circulă marfa pe aviz

Avizul de însoțire documentează transportul și mișcarea bunurilor în situațiile prevăzute de normele financiar-contabile. Poate sta la baza facturii ulterioare, poate dispune un transfer între gestiunile aceleiași entități sau poate documenta alte deplasări, cu indicarea cauzei. Nu este automat o factură și nu transformă fiecare transport într-o vânzare.

Normele sunt în OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2, grupa a III-a, document cod 14-3-6A. Textul oficial consolidat și modelul legal al avizului, inclusiv modificările OMF nr. 4058/2024, permit verificarea rolului, mențiunilor și legăturii cu celelalte documente.

Înaintea expedierii trebuie stabilit ce se întâmplă juridic și economic: livrare către client, mutare internă, custodie, prelucrare, cedare gratuită ori retur. Același camion poate transporta bunuri cu destinații documentare diferite.

Livrare care va fi facturată ulterior

Normele prevăd avizul pentru entitatea care nu poate întocmi factura în momentul livrării, precum și alte situații stabilite în procedurile proprii. Avizul identifică bunurile și transportul, iar factura ulterioară se leagă de livrarea documentată.

Nu considera avizul o modalitate de a amâna nelimitat facturarea sau exigibilitatea TVA. Termenul facturii și momentul taxei se verifică potrivit Codului fiscal, inclusiv art. 319; ele nu sunt stabilite exclusiv de data la care contabilul prelucrează avizul.

La beneficiar, bunurile primite fără factură trebuie analizate la închiderea perioadei. Contul 408 și recepția documentată urmăresc operațiunea reală, fără să transforme avizul în document suficient pentru orice deducere TVA.

Transfer între două gestiuni proprii

Pentru bunurile mutate între gestiunile aceleiași entități, dispersate teritorial, avizul servește ca dispoziție de transfer. Se înscrie mențiunea „Fără factură”, după caz, conform normei.

Acest transfer nu produce singur un client, o vânzare sau un venit. Trebuie să existe ieșirea din prima gestiune și intrarea în cea de destinație, cu aceleași bunuri și cantități.

Dacă bunurile trec la o altă persoană juridică, chiar afiliată, nu mai presupui automat transfer intern al aceleiași entități. Verifici contractul și operațiunea dintre cele două firme.

Custodie și prelucrare la terți

Pentru prelucrare la terți, norma cere mențiunea „Pentru prelucrare la terți”. Documentele trebuie să identifice ce se trimite, proprietarul, destinatarul și scopul, împreună cu contractul aferent.

La custodie, explică motivul expedierii și păstrează actele de predare-primire. Locul unde se află marfa nu stabilește proprietatea. Bunurile proprii aflate la terți și cele ale terților primite în depozit se urmăresc distinct.

Monografia custodiei explică evidența la proprietar și custode. Avizul nu este o comandă de a înregistra automat valoarea în 707 la expeditor și în 371 la orice destinatar.

Returul trebuie legat de operațiunea inițială

Când bunurile se întorc, identifică livrarea inițială, factura/avizul, cantitățile și motivul returului. Documentul de transport descrie mișcarea, iar corectarea facturii are propriul circuit.

Pentru un retur de marfă deja facturată, simplul aviz de retur nu modifică singur XML-ul facturii inițiale și nu dovedește plata sumei înapoi. Furnizorul emite documentul corectiv potrivit situației și art. 330 Cod fiscal, dacă sunt îndeplinite condițiile.

Nu confunda refuzul recepției cu returul ulterior al bunurilor deja recepționate. Inclusiv în RO e-Transport aceste situații pot avea reguli diferite privind partida și codul UIT.

Ce completezi înainte de plecare

Documentul trebuie să identifice entitatea, numărul și data, bunurile, cantitățile și operațiunea, cu elementele necesare circuitului. Procedura internă stabilește întocmirea, verificarea și persoanele responsabile.

Dacă avizul nu conține prețul unitar și valoarea, acestea trebuie să existe în alt document justificativ care susține înregistrarea valorică. Lipsa valorii pe documentul de transport nu înseamnă că bunurile nu au valoare contabilă.

Descrie concret cauza pentru care s-a emis aviz și nu factură, în situațiile cerute de normă. „Fără factură” nu se folosește ca formulă universală pentru o vânzare care trebuie facturată ulterior.

Corelează și unitățile de măsură, loturile și gestiunile. Un aviz cu 20 de baxuri și o recepție cu 20 de bucăți cer o conversie explicată, nu presupunerea că totalurile sunt egale.

Exemplu de transfer și retur parțial

Firma mută 50 de bucăți, la cost constant de 100 lei, din depozitul A în B. Valoarea transferată este 5.000 lei. B primește toate bunurile, apoi trimite înapoi 10 bucăți, în valoare de 1.000 lei.

După cele două mișcări, B are 40 de bucăți transferate, iar A a recuperat 10. Totalul societății rămâne 50 de bucăți și 5.000 lei, în absența altor operațiuni. Nu există în această ipoteză vânzare între A și B.

Avizele și confirmările trebuie să explice ambele sensuri. Dacă programul înregistrează returul ca o cumpărare nouă, poate dubla stocul; dacă transferul inițial este tratat ca vânzare, poate genera venit fictiv.

Aviz, NIR, CMR și UIT

Avizul documentează mișcarea bunurilor. NIR privește recepția în cazurile obligatorii. CMR privește contractul de transport internațional rutier. Codul UIT este o identificare în sistemul de monitorizare, când operațiunea intră în sfera lui.

Un document nu le elimină automat pe celelalte. Verifică înainte de plecare dosarul cerut de transport, operațiune și regimul fiscal. Existența avizului nu este o excepție generală de la e-Transport.

După primire, închide avizul în evidență prin recepție, facturare, restituire ori explicația documentată a situației. Un aviz vechi rămas deschis cere cercetare, nu facturare automată la întâmplare.

Surse primare: OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2, aviz cod 14-3-6A; Codul fiscal, art. 319 și 330; documentele și contractele operațiunii.

Bază legală și surse oficiale

• OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
• OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2, forma consolidată inclusiv OMF nr. 4058/2024
• Codul fiscal și normele, forma consolidată ANAF verificată la 5 noiembrie 2026

Revizie legislativă și contabilă: 5 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.