Avans de trezorerie: decontul angajatului și închiderea 542

Avansul angajatului nu este imediat cheltuială

Suma în numerar dată unui angajat pentru cumpărături ale firmei se urmărește în 542, pe persoană și operațiune, până când este justificată sau restituită. Cheltuiala ori bunul cumpărat se recunoaște după natura sa și documente. Predarea banilor nu justifică singură înregistrarea lor integrală pe cheltuieli.

Ghidul privește un SRL care aplică OMFP nr. 1802/2014 și un avans în lei pentru plăți în interesul activității. Avansul salarial, împrumutul asociatului și avansul comercial către furnizor sunt operațiuni diferite. Cuvântul „avans” din explicația plății nu înlocuiește identificarea beneficiarului și scopului.

Documentarea acordării

Procedura aprobată stabilește cine poate primi avans, cine îl aprobă, scopul, documentele și termenul intern de justificare. Dispoziția de plată și registrul de casă trebuie să se coreleze cu suma efectiv predată. Analiticul permite identificarea persoanei, nu numai a totalului 542 din balanță.

Termenul intern se adaptează operațiunii și normelor aplicabile. Nu prelua automat într-o firmă privată termenele dintr-o reglementare destinată instituțiilor publice fără verificarea domeniului său. Pentru delegări externe sau alte situații speciale pot exista reguli suplimentare; prezentul exemplu privește cumpărături interne obișnuite.

Plățile în numerar trebuie să respecte Legea nr. 70/2015, inclusiv limitele aplicabile avansurilor spre decontare și plăților făcute din ele. Nu se fragmentează o achiziție pentru a evita plafonul. Vezi plafoanele de numerar și registrul de casă.

Ce documente poate aduce angajatul

Factura, bonul, dovada plății și documentul de recepție se verifică în funcție de achiziție. O cheltuială personală nu devine a firmei prin atașarea bonului la decont. Nici orice bon nu permite deducerea TVA: se verifică cerințele facturii simplificate și documentele cerute de art. 299 Cod fiscal.

Pentru servicii trebuie să rezulte prestația și legătura cu activitatea. Pentru bunuri, recepția și destinația explică încadrarea ca stoc, obiect de inventar sau imobilizare. O sumă cheltuită de angajat se poate transforma într-un activ, nu neapărat într-o cheltuială imediată.

Exemplu: avans de 1.000 lei

Angajatul primește 1.000 lei și cumpără materiale consumabile de 300 lei plus TVA 63 lei și un serviciu pentru activitate de 100 lei plus TVA 21 lei. Furnizorii sunt interni, documentele sunt conforme, TVA este integral deductibilă și nu există TVA la încasare. Totalul justificat este 484 lei; se restituie 516 lei.

Contul 542 se închide: 1.000 − 363 − 121 − 516 = zero. Furnizorii sunt stinși, stocul de materiale este 300 lei, serviciul recunoscut este 100 lei și TVA deductibilă 84 lei. Materialele neconsumate nu se trec automat în cheltuieli numai pentru închiderea avansului.

Când angajatul plătește mai mult

Dacă documentele justificate depășesc suma primită, diferența de restituit angajatului se identifică distinct și se plătește pe bază de decont aprobat. Nu compensa fără documente depășirea unui angajat cu avansul altuia și nu folosi un sold global 542 pentru a ascunde deconturi întârziate.

Pentru cumpărături făcute direct din banii personali, fără avans anterior, se stabilește datoria societății față de persoană în contul adecvat naturii relației. Nu se creează fictiv o ieșire și reintrare prin casierie. Circuitul trebuie să reproducă plata reală și persoana care a suportat-o.

Dacă un document este incomplet, se solicită completarea ori corectarea lui și se stabilește partea acceptată. Un decont semnat nu repară o factură greșită și nu validează automat o deducere fiscală.

Avansuri nejustificate la închiderea anului

Pct. 306 din OMFP nr. 1802/2014 prevede evidențierea avansurilor nedecontate la bilanț în conturile de creanțe adecvate, precum 4282 sau 461, după natura debitorului. Reclasificarea nu înseamnă recunoașterea unei cheltuieli și nici renunțarea la recuperare.

Inventariază sumele pe persoană, dată, motiv și stadiu. Solicită documentele sau restituirea, urmărește aprobările și evaluează recuperabilitatea. Sumele vechi nu se pot închide arbitrar pe protocol, deplasări ori alte servicii fără operațiuni reale.

Avansul și taxele

Înregistrarea contabilă a unui document și deductibilitatea sunt analize distincte. La impozitul pe profit, verifici scopul economic și eventualele limitări; la TVA, utilizarea și condițiile dreptului de deducere. Pentru diurnă există plafoane și reguli proprii, care nu se aplică oricărei cheltuieli din decont.

Un avans nerestituit sau folosit personal nu este automat salariu în orice situație, însă natura reală și relația cu beneficiarul trebuie analizate. Nici menținerea lui nelimitată ca creanță nu înlătură consecințele unei utilizări personale documentate.

Lista de închidere a decontului

Verifică aprobarea avansului, plata efectivă, documentele achizițiilor, recepția, TVA, numerarul restituit și eventualul rest de plată. Compară totalul decontului cu analiticul 542 și cu registrul de casă. Închide numai diferențele explicate și aprobate.

Surse: OMFP nr. 1802/2014, pct. 306 și funcțiunea 542/428; OMFP nr. 2634/2015, documentele și circuitul intern; Codul fiscal, art. 25, 297 și 299.

Bază legală și surse oficiale

• OMFP nr. 1802/2014 — reglementări contabile, forma consolidată
• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF
• OMFP nr. 2634/2015 — documente financiar-contabile
• Legea nr. 70/2015 — disciplina încasărilor și plăților în numerar

Revizie legislativă și contabilă: 3 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.