C168: înregistrarea, modificarea și încetarea contractului de chirie

Ce rezolvă formularul C168

C168 este cererea prin care înregistrezi la ANAF contractul de locațiune și comunici modificarea sau încetarea acestuia. Pentru închirierea bunurilor din patrimoniul personal aflată în sfera obligației, contractul și modificările se înregistrează în cel mult 30 de zile de la încheiere ori modificare.

Obligația privește proprietarul, uzufructuarul sau alt deținător legal care obține venitul, potrivit situației. Faptul că locatarul este o firmă și reține impozitul nu înlocuiește formalitatea locatorului.

Procedura OPANAF nr. 114/2019 a fost modificată prin OPANAF nr. 161/2025, care stabilește modelul și regulile actuale privind desemnarea la coproprietate. Programul oficial C168 este actualizat la 26 martie 2026 la data verificării.

Cui i se aplică și ce nu înregistrezi ca închiriere

Identifică un contract cu folosință acordată în schimbul chiriei. Pentru patrimoniul personal, verifică sfera art. 83 din Codul fiscal și excepțiile legale. Arenda și categoriile speciale de închiriere/cazare nu se tratează prin copierea automată a regulii închirierii obișnuite.

Un contract gratuit de comodat nu este contract de închiriere doar pentru că firma folosește un apartament. Pentru sediul în apartament, titlul de folosință și formalitățile ONRC au propriul rol.

Instrucțiunile C168 prevăd și solicitarea locatorilor care înregistrează contractul pentru efectul de titlu executoriu, în condițiile Codului civil. Aceasta este o situație distinctă de obligația fiscală pentru venitul persoanei fizice. Nu considera orice locator persoană juridică supus aceleiași obligații de 30 de zile numai pe baza existenței formularului.

Cine depune când sunt mai mulți proprietari

Pentru bunul deținut în comun, înregistrarea revine persoanei desemnate prin contract sau actul de modificare: proprietar, uzufructuar ori alt deținător legal, după caz. Formularul include datele locatorului desemnat și ale celorlalți locatori, cu cotele lor.

Desemnarea nu transferă automat întregul venit fiscal către persoana care depune. Nici faptul că chiria intră într-un singur cont nu schimbă singur drepturile coproprietarilor. Păstrează concordanța dintre contract, cote și declarațiile fiecăruia.

Articolul II din OPANAF nr. 161/2025 conține o regulă tranzitorie pentru contractele în derulare la 1 ianuarie 2025 și actele de modificare înregistrate anterior acestei date. Nu cere refacerea tuturor contractelor istorice doar pentru a aplica retroactiv noua desemnare.

Ce documente pregătești

Ai nevoie de contractul integral, lizibil, datele locatorilor și locatarilor, identificarea bunului, perioada, cuantumul chiriei și moneda. Cererea se însoțește de copia contractului. Pentru modificare ori încetare, pregătești actul care dovedește evenimentul.

Când depune un împuternicit, documentează reprezentarea. Datele lui nu se substituie proprietarului. O firmă de contabilitate care transmite cererea trebuie să păstreze legătura dintre mandat și contribuabilul pentru care lucrează.

Cum completezi cererea inițială

Selectează anul depunerii și completează secțiunile locatorului, locatarului și contractului inițial. Preia numărul și data contractului, începutul și sfârșitul perioadei, chiria lunară și codul monedei.

În cazul clauzei de prelungire tacită sau automată, instrucțiunile precizează că nu se completează data de sfârșit în caseta „până la”. Aceasta nu înseamnă că orice contract pe durată determinată trebuie introdus ca nelimitat; completezi conform clauzei reale.

Pentru imobil se înscrie adresa completă. Pentru un bun mobil folosești elementele care îl individualizează, de exemplu înmatricularea și seria de șasiu a unui autoturism. Nu folosi adresa proprietarului în locul identificării bunului închiriat.

Dacă sunt mai mulți locatari, se completează datele pentru fiecare conform instrucțiunilor. Verifică anexele și toate paginile contractului înainte de transmitere.

Modificare, încetare sau rectificare?

O modificare contractuală reală se declară prin opțiunea „Modificare”, cu datele actului adițional. Încetarea se declară prin opțiunea „Încetare”, identificând documentul, data și motivul. Nu rectifici cererea inițială ca și cum noua chirie ar fi existat de la început.

Opțiunea „Cerere rectificativă” privește corectarea unei cereri greșite, potrivit instrucțiunilor. Distinge eroarea de tastare a unei chirii de o majorare convenită ulterior. Păstrează versiunile și explicația pentru a nu denatura cronologia.

Simpla neplată a chiriei nu dovedește automat încetarea contractului. Identifică actul sau mecanismul contractual/legal care produce încetarea. Cererea ANAF consemnează situația documentată; nu rezolvă singură disputa civilă cu chiriașul.

Exemplu cu doi coproprietari

Două persoane dețin un apartament în cote egale. În noiembrie 2026 încheie un contract nou, care desemnează una dintre ele pentru înregistrare. Aceasta depune C168 cu ambele persoane și cotele corecte, în termenul legal.

Ulterior, părțile modifică chiria prin act adițional. Persoana desemnată comunică modificarea în cel mult 30 de zile de la producerea ei și anexează documentele. Nu depune un contract nou fără legătură cu cel inițial dacă juridic există doar o modificare.

La încetare se întocmește documentul corespunzător și se comunică situația prin secțiunea dedicată. Veniturile realizate de fiecare coproprietar și eventualul impozit reținut de firmă rămân urmărite distinct; înregistrarea făcută de unul nu șterge obligațiile celuilalt.

Unde depui și ce dovadă păstrezi

Pentru persoana fizică rezidentă, organul competent este cel de la domiciliul fiscal, potrivit instrucțiunilor. Pentru nerezidenți și bunuri mobile există reguli specifice; nu selecta administrația numai după domiciliul chiriașului.

Instrucțiunile permit depunere directă, prin împuternicit, prin poștă recomandată ori electronic, după caz. Pentru varianta online utilizează serviciul oficial ANAF și păstrează cererea, anexele și dovada înregistrării. Salvarea locală a formularului nu reprezintă depunere.

Calculul impozitului reținut de chiriaș este explicat separat în chiria plătită de firmă persoanei fizice. C168 nu înlocuiește D100, D205 sau analiza CASS.

Surse primare: Codul fiscal, art. 83; OPANAF nr. 161/2025, art. I–II și instrucțiunile formularului; programul oficial ANAF C168.

Bază legală și surse oficiale

• OPANAF nr. 161/2025: contracte de locațiune și formularul curent
• ANAF: C168, program actualizat la 26 martie 2026
• Codul fiscal și normele, forma consolidată ANAF verificată la 5 noiembrie 2026

Revizie legislativă și contabilă: 5 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.