F4109: declarația pentru casa de marcat neutilizată

Când trebuie depus F4109

F4109 se depune pentru aparatul de marcat electronic fiscal care nu a fost utilizat pentru generarea de date în nicio zi din luna calendaristică raportată. Termenul este cel târziu 20 a lunii următoare, cu aplicarea regulilor legale ale termenelor. Obligația rămâne relevantă și pentru aparatele conectate la sistemul ANAF.

Lipsa vânzărilor firmei și neutilizarea unui anumit aparat nu sunt același lucru. O societate poate avea activitate printr-o casă de marcat și un alt aparat neutilizat întreaga lună. Analiza se face pentru fiecare AMEF și perioada sa.

Temeiul este procedura OPANAF nr. 627/2018, art. 3–4. Calendarul oficial ANAF pentru AMEF indică definiția perioadei și termenul F4109.

Ce înseamnă aparat neutilizat

Verificarea privește întreaga lună calendaristică și generarea datelor, potrivit procedurii. Nu echivala automat cifra de afaceri zero cu absența oricăror date generate de aparat. Verifică rapoartele și situația tehnică, împreună cu unitatea de service când este necesar.

Dacă aparatul a fost folosit într-o singură zi din lună, nu declari că a fost neutilizat în nicio zi. Similar, o pauză de câteva zile, un concediu sau închiderea magazinului în weekend nu justifică F4109 pentru luna respectivă.

Nu completa declarația din estimarea administratorului „cred că nu s-a vândut nimic”. Confruntă jurnalul aparatului, rapoartele, evidența vânzărilor și comunicările tehnice. F4109 trebuie să descrie o stare verificată.

Aparatul conectat nu este exceptat automat

Precizările ANAF privind conectarea arată expres că art. 3 și 4 din OPANAF nr. 627/2018 privind F4109 rămân aplicabile inclusiv aparatelor conectate.

Conectarea privește transmisia datelor fiscale generate. Când aparatul nu a fost utilizat deloc în perioada raportată, nu presupui că ANAF deduce automat din lipsa transmisiilor motivul acestei situații. Absența datelor poate avea cauze diferite, inclusiv o problemă de conectare.

În calendarul ANAF există și obligații aferente fișierelor pentru aparate neconectate. Condiția privind neconectarea nu trebuie mutată din explicația acelui flux în dreptul F4109. Citește rândul și nota exactă, nu doar un fragment al tabelului.

Ce date pregătești înainte de completare

Identifică societatea sau persoana utilizatoare, luna și anul, precum și aparatele efectiv vizate. Folosește identificatorul fiscal al aparatului cerut de formular și documentele sale; o denumire internă ca „casa din magazin” nu permite identificarea sigură.

Păstrează lista aparatelor și documentele care au susținut analiza. Nu atribui același identificator la două aparate doar pentru că sunt de același model ori au fost instalate în același punct de lucru.

Exemplu cu două case de marcat

Firma are două aparate, A și B. În octombrie 2026, A înregistrează operațiuni în trei zile. B nu este utilizat pentru generarea de date în nicio zi a lunii, iar situația este confirmată de evidențe.

Firma poate avea venituri în octombrie și totuși obligație F4109 pentru B. Termenul nominal este 20 noiembrie 2026. Nu bifează și aparatul A pentru a simplifica lista și nu omite B pe motiv că societatea, în ansamblu, a funcționat.

Dacă B ar fi fost utilizat la 31 octombrie, condiția lunii întregi nu ar mai fi îndeplinită. Verificarea ultimei zile este la fel de importantă ca a primelor.

Cum completezi și transmiți

Descarcă programul oficial F4109, completează datele și lista aparatelor conform modelului și validează documentul. Pagina ANAF publică programul PDF, componenta pentru fișiere proprii și documentația.

Selectează perioada pentru care se declară neutilizarea. Verifică toate aparatele, apoi semnează cu certificatul și drepturile potrivite contribuabilului. Formularul transmis în numele altei firme nu rezolvă obligația utilizatorului real.

Păstrează fișierul și rezultatul transmiterii. Dacă recipisa semnalează o problemă, corectează și urmărește prelucrarea; un simplu index nu dovedește că datele au fost acceptate. Ghidul recipisei explică această diferență procedurală.

Pentru omisiuni sau erori descoperite după depunere, art. 4 al procedurii prevede o nouă declarație completată cu datele care necesită modificarea și/sau cu datele nedeclarate. Identifică exact aparatele și perioada afectate și păstrează legătura cu transmiterea anterioară.

Ce faci când aparatul nu transmite, dar a fost folosit

Aceasta este altă situație decât neutilizarea. Verifică mesajele, conexiunea și documentele aparatului împreună cu service-ul acreditat, în circuitul legal. Nu depune F4109 cu o stare neadevărată pentru a acoperi lipsa transmisiilor.

Dacă aparatul este defect, păstrează notificarea către service și documentele operațiunilor efectuate în perioada defecțiunii. Regimul de avarie este explicat în ghidul casei de marcat. O defecțiune nu echivalează automat cu o lună întreagă fără date.

Datele vânzărilor și obligațiile de raportare trebuie urmărite până la remediere. Un contract de service activ nu dovedește singur că fiecare transmisie a ajuns la ANAF.

Mutare, închidere și reluare

F4109 nu este o cerere universală de radiere sau de schimbare a locului instalării aparatului. Pentru evenimentele administrative se verifică notificarea distinctă și procedura aplicabilă. Nu declari la nesfârșit neutilizare pentru a evita documentarea scoaterii din folosință.

La reluarea activității, verifică identificarea, instalarea și funcționarea transmisiei înainte de prima operațiune. Istoricul lunilor fără utilizare și cel al lunilor cu date trebuie să se poată urmări separat.

F4109 nu înlocuiește declarațiile fiscale ale societății și nici situațiile financiare. Firma fără activitate și AMEF neutilizat sunt încadrări diferite, cu documente și obligații proprii.

Surse primare: OPANAF nr. 627/2018, art. 3–4; calendarul ANAF pentru AMEF; precizările oficiale privind aparatele conectate; programul ANAF F4109.

Bază legală și surse oficiale

• Procedura OPANAF nr. 627/2018, art. 3–4: AMEF neutilizate
• ANAF: programul oficial F4109 pentru AMEF neutilizate
• ANAF: F4109 rămâne aplicabilă și aparatelor conectate
• ANAF: calendarul obligațiilor declarative pentru utilizatorii AMEF

Revizie legislativă și contabilă: 5 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.