Datorii vechi către furnizori: prescripție, remitere și 7588

O datorie veche nu se șterge numai fiindcă au trecut trei ani

Înainte de a trece o datorie către furnizor în venituri trebuie stabilit de ce obligația poate fi scoasă din evidență: prescripție analizată juridic, remitere de datorie sau alt temei real. Vechimea soldului și lipsa contactului cu furnizorul nu sunt suficiente. Mai întâi confirmi că datoria există și nu provine dintr-o eroare ori plată nealocată.

Monografia privește debitorul, adică firma care are de plătit furnizorului. Nu este tratamentul creanței neîncasate și al ajustării 491 în contabilitatea creditorului. Cele două firme pot avea conturi și consecințe fiscale diferite pentru același raport.

Verifică soldul înainte de prescripție

Extrage factura, scadența, moneda, recepția, plățile, compensările și corecțiile. Verifică dacă furnizorul are aceeași valoare de încasat. O factură înregistrată de două ori nu devine venit din prescripție; este o eroare de corectat potrivit perioadei sale.

Confirmarea soldurilor și compensarea sunt proceduri utile, dar niciuna nu trebuie inventată pentru a închide un sold incomod.

De ce termenul de trei ani nu este un calculator automat

Codul civil, art. 2506, 2517 și 2523–2524, stabilește regimul și termenul general, cu excepțiile legale. Prescripția nu operează de plin drept. Data facturii nu este în toate situațiile data de început a termenului; pentru dreptul la executarea unei obligații contează exigibilitatea și regula aplicabilă.

Recunoașterea datoriei, plata parțială, cererea de chemare în judecată sau alte evenimente pot afecta cursul prescripției, potrivit art. 2537 și următoarele. O confirmare de sold semnată ori o eșalonare nu trebuie ignorate atunci când se calculează vechimea juridică.

De exemplu, o factură scadentă în 2022, urmată de plăți sau recunoașteri în 2024, nu se declară prescrisă în 2025 numai prin scăderea anilor calendaristici. Efectul documentelor trebuie analizat. Pentru termene speciale, raporturi externe sau proceduri judiciare nu se aplică mecanic regula generală.

Nici radierea ori insolvența furnizorului nu anulează automat datoria cumpărătorului. Dreptul poate fi transmis, urmărit în lichidare sau supus altui mecanism. Cere documentele care stabilesc cine mai poate încasa și în ce condiții.

Ce cere reglementarea contabilă

Pct. 328 din OMFP nr. 1802/2014 cere ca, la scăderea creanțelor și datoriilor prescrise, entitatea să poată demonstra demersurile legale pentru decontare. Funcțiunile 401 și 758 prevăd scoaterea datoriilor prescrise, scutite ori anulate potrivit legii, cu recunoașterea venitului corespunzător.

Dosarul trebuie să identifice operațiunea, temeiul juridic și aprobarea contabilă. Un tabel al comisiei cu observația „mai veche de trei ani” nu înlocuiește analiza. Inventarierea nu permite administratorului să decidă unilateral că un contract valabil nu mai obligă firma.

Pentru o datorie comercială documentat eliminată, nota uzuală este 401 = 7588, pe analiticele furnizorului și cauzei. Nu se aplică aceeași corespondență oricărei datorii financiare, fiscale ori față de asociat fără examinarea naturii și regulilor speciale.

Exemplu prin remitere expresă, fără calcul de prescripție

Firma are o datorie comercială de 20.000 lei pentru un serviciu real, înregistrat corect anterior. Furnizorul a aplicat legal scutirea pentru întreprinderi mici, astfel că suma nu conține TVA. Creditorul remite expres, printr-un act valabil și necondiționat, 5.000 lei, iar firma plătește restul. Nu există reducere a prețului serviciului, retur sau eroare în factura inițială.

Soldul furnizorului este 20.000 − 5.000 − 15.000 = zero. Plata de 15.000 lei nu este o nouă cheltuială, iar venitul de 5.000 lei nu reprezintă bani intrați în bancă. Datoria dispare prin două cauze distincte: remitere și plată.

Actul trebuie să arate creditorul, debitorul, facturile, suma și condițiile. Dacă renunțarea este valabilă numai după plata diferenței până la o anumită dată, verifici îndeplinirea condiției înaintea recunoașterii efectului. Nu înregistrezi de la început un venit necondiționat care nu există încă.

Remitere, reducere comercială și corectarea unei erori

O reducere a prețului pentru calitatea serviciului sau o remiză acordată ulterior nu se contabilizează automat ca datorie prescrisă. Se aplică regulile reducerilor comerciale, cu documentul și efectele TVA corespunzătoare.

Dacă soldul provine dintr-o factură dublată într-un exercițiu închis, se aplică regulile erorilor contabile, inclusiv semnificația și consecințele fiscale. Mutarea în 7588 ar putea ascunde eroarea și ar atribui venitul unei perioade greșite.

Remiterea civilă eliberează de obligație în condițiile actului; prescripția privește dreptul la acțiune în cadrul său legal. Diferența contează atât pentru documentele care susțin nota, cât și pentru riscul unei cereri ulterioare de plată.

Impozitul și TVA nu se deduc numai din nota contabilă

La impozitul pe profit, venitul intră, ca regulă, în rezultatul fiscal, cu verificarea art. 19 și 23 Cod fiscal și a istoricului cheltuielii. Nu declari automat neimpozabil orice venit pentru că factura inițială a fost veche sau costul a fost cândva limitat.

În exemplu, presupunem că venitul de 5.000 lei este impozabil și nu există alte ajustări. Dacă rezultatul celorlalte operațiuni înainte de impozit este 25.000 lei, rezultatul devine 30.000 lei, cu impozit de 16% de 4.800 lei. Efectul suplimentar al venitului este 800 lei, nu o încasare de 5.000 lei. La micro se verifică baza art. 53; nu există o excludere generală pentru toate datoriile remise.

Scoaterea datoriei nu reprezintă singură o nouă livrare cu TVA. Dacă există o reducere a bazei operațiunii inițiale ori o factură de corecție, se verifică art. 287, 304 și 330. Pentru TVA la încasare, taxa încă nededusă are altă situație decât taxa dedusă în regimul normal. Exemplul fără TVA a izolat intenționat remiterea.

Închiderea dosarului

Păstrează istoricul soldului, confirmările, documentele juridice, analiza prescripției când este cazul, aprobarea și nota contabilă. Marchează separat facturile în aplicație, astfel încât un import sau un transfer ulterior să nu reactiveze datoria fără explicație.

Dacă după scoatere apare o cerere de plată ori un document nou, verifici temeiul inițial și efectul informației. O notă contabilă nu împiedică un litigiu și nu dovedește singură că obligația a încetat. Concluzia trebuie să fie susținută de documente și de cauza reală a eliminării soldului.

Bază legală și surse oficiale

• OMFP nr. 1802/2014 — anexa consolidată la 19 noiembrie 2025, clauzele contabile confruntate cu amendamentele aplicabile
• OMF nr. 1281/2026 — modificarea reglementărilor privind durabilitatea, verificarea sferei amendamentului din 2026
• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF
• Codul civil — cesiunea creanței, remiterea de datorie și prescripția extinctivă

Revizie legislativă și contabilă: 5 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.