Protocol în 2026: plafonul de 2%, cadouri și TVA

Două plafoane care nu se înlocuiesc

Protocolul are o limită de deductibilitate la impozitul pe profit și reguli separate de TVA. Plafonul de 2% nu se aplică cifrei de afaceri, iar plafonul de 100 lei pentru cadouri este fără TVA și se verifică pe fiecare cadou. O încadrare favorabilă la unul dintre impozite nu garantează același rezultat la celălalt.

Ghidul privește o societate plătitoare de impozit pe profit, înregistrată normal în scopuri de TVA. Nu tratează cheltuieli sociale pentru salariați, sponsorizări ori publicitate. Aceste categorii au reguli diferite, chiar dacă presupun bunuri oferite gratuit.

Ce justifică natura de protocol

Cheltuiala trebuie să aibă legătură cu relațiile de afaceri: întâlnire cu parteneri, eveniment comercial sau cadou acordat în acest context. Factura nu dovedește singură scopul. Păstrează documente proporționale cu operațiunea: aprobare, destinatari, scop, dată și legătura cu activitatea.

Nu orice masă luată de asociat este protocol, iar o vacanță personală nu își schimbă natura fiind decontată prin firmă. Cadourile pentru angajați, materialele promoționale și sponsorizările se clasifică după fapte și cadrul legal, nu după contul ales pentru înregistrare.

Documentarea nu presupune colectarea excesivă a datelor personale, ci suficiente informații pentru identificarea operațiunii. Un referat generic identic pentru toate facturile, fără destinatari și context, nu explică realitatea cheltuielii.

Plafonul deductibil de 2%

Art. 25 alin. (3) lit. a) Cod fiscal stabilește limita de 2% din profitul contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol. În protocol se include și TVA colectată pentru cadouri care depășesc plafonul legal.

Calculul se face cu datele perioadei fiscale relevante și se definitivează potrivit regulilor impozitului pe profit. Nu aplica 2% veniturilor, nu folosi profitul fiscal în locul bazei cerute și nu deduce protocolul integral doar fiindcă fiecare factură are valoare redusă.

La microîntreprindere, cheltuiala influențează rezultatul contabil, dar plafonul de protocol nu devine o deducere din impozitul pe venituri. Regulile TVA rămân de verificat independent dacă firma este înregistrată normal.

Plafonul TVA de 100 lei pe cadou

Normele art. 270 alin. (8) lit. c), pct. 7 alin. (12), prevăd că bunurile de mică valoare oferite gratuit în protocol nu reprezintă livrare dacă valoarea fiecărui cadou nu depășește 100 lei fără TVA. Un cadou poate conține mai multe bunuri; nu se fragmentează artificial același pachet în produse separate.

Pentru cadourile care depășesc individual plafonul se însumează depășirile perioadei și se colectează TVA în condițiile normei, dacă taxa achiziției este deductibilă total sau parțial. Nu se colectează automat TVA la întreaga valoare a fiecărui cadou, ignorând mecanismul depășirii.

Norma fixează momentul livrării în ultima zi lucrătoare a perioadei fiscale în care s-au acordat bunurile și s-a depășit plafonul. Baza și taxa se înscriu în autofactura prevăzută de art. 319 alin. (8) și se includ în decontul perioadei în care are loc livrarea. Termenul de emitere a autofacturii rezultă din art. 319 alin. (16): cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator. Acest termen nu mută TVA colectată în perioada următoare și nu se confundă cu ultima zi lucrătoare stabilită pentru livrare.

Exemplu: zece cadouri de 150 lei

Firma oferă zece pachete de bunuri obișnuite, fără alcool sau tutun, la cost de 150 lei fiecare fără TVA. Bunurile au TVA standard 21%, iar dreptul de deducere este îndeplinit. Costul este 1.500 lei, TVA la achiziție 315 lei.

În funcție de circuit, bunurile sunt recunoscute în stoc și apoi pe cheltuiala de protocol la acordare. TVA colectată de 105 lei se evidențiază distinct, de exemplu 6231 = 4427. Nu se anulează nejustificat TVA deductibilă inițial pentru a evita autofactura.

Reconcilierea cu impozitul pe profit

Presupunem un rezultat contabil înainte de impozit de 20.000 lei, în care sunt deja incluse cele 1.605 lei protocol. Nu există alte ajustări fiscale sau pierderi. Baza plafonului este 20.000 + 1.605 = 21.605 lei.

Protocolul deductibil este 21.605 × 2% = 432,10 lei, iar partea nedeductibilă 1.605 − 432,10 = 1.172,90 lei. Rezultatul fiscal devine 21.172,90 lei, înaintea altor deduceri inexistente în ipoteză.

Cheltuiala contabilă rămâne 1.605 lei. Diferența fiscală se urmărește în registrul de evidență fiscală, fără stornarea costului real din contabilitate. Exemplul arată de ce verificarea cadourilor sub sau peste 100 lei nu rezolvă plafonul de 2%.

Mese de afaceri și alte cheltuieli

Pragul de 100 lei se referă la bunuri oferite drept cadou în condițiile normei, nu la un plafon general pentru orice restaurant. Serviciile se analizează potrivit utilizării economice și regulilor TVA aplicabile. Băuturile alcoolice și tutunul au restricții specifice de deducere, cu excepțiile legale; ele nu se includ fără analiză în exemplul simplificat al cadourilor obișnuite.

Pentru facturi cu cote diferite, calculează depășirile și TVA pe bunurile și cotele aplicabile. Nu înmulți mecanic întregul pachet cu 21% dacă bunurile au alt regim. Păstrează compoziția și evaluarea fiecărui cadou.

Controlul înainte de D101 și D300

Reconcilează facturile, stocurile scoase pentru protocol, lista cadourilor și autofacturile cu contul 623 și jurnalul TVA. Compară totalul protocolului, inclusiv taxa colectată relevantă, cu baza plafonului. Verifică separat acordările către salariați și sponsorizările pentru a evita încadrarea greșită.

Pentru contextul calculului fiscal vezi cheltuielile deductibile ale societății. D101 și D300 urmăresc mecanisme diferite; o sumă nedeductibilă la profit nu trebuie transformată automat în TVA nedeductibilă și invers.

Sursă: Codul fiscal și normele actualizate, art. 25 alin. (3) lit. a), 270 alin. (8) lit. c), 297, 319 alin. (8) și norma pct. 7 alin. (12).