Cheltuieli de constituire: contul 201, amortizare și dividende

Costurile de constituire pot avea două politici contabile

O societate care aplică OMFP nr. 1802/2014 poate imobiliza cheltuielile de constituire eligibile în contul 201. Dacă alege această politică, le amortizează în maximum cinci ani și verifică restricția distribuirii profitului cât timp există o valoare neamortizată. Nu toate cheltuielile făcute înaintea primei vânzări sunt cheltuieli de constituire.

Regula se află la pct. 185 și funcțiunea contului 201 din reglementările contabile. Alegerea trebuie reflectată în politicile contabile și aplicată consecvent operațiunilor de aceeași natură. Nu schimbi tratamentul unei facturi numai pentru a obține profitul dorit înaintea dividendelor.

Ce intră în definiție

Pct. 185 include costurile ocazionate de înființarea sau dezvoltarea entității: taxe și cheltuieli de înscriere și înmatriculare, cheltuieli privind emisiunea și vânzarea de acțiuni sau obligațiuni și alte costuri de aceeași natură legate de înființare și extindere.

Noțiunea nu înseamnă „toate costurile din primele șase luni”. Chiria biroului, salariile, promovarea, stocurile și echipamentele își păstrează natura. Unele sunt cheltuieli curente, altele stocuri, imobilizări ori cheltuieli în avans.

Pentru software și licențe, pentru cheltuielile în avans și pentru activele corporale se folosesc regulile specifice. Un dosar comun de înființare poate conține documente care se duc în conturi diferite.

Documentele și plățile făcute de fondator

Costul trebuie identificat prin documentul emis pentru operațiunea reală și prin legătura cu societatea. Dacă fondatorul a plătit înaintea deschiderii contului firmei, se clarifică dreptul de decontare, documentele și persoana care a suportat efectiv suma.

O chitanță pe numele unei persoane fizice nu se transformă automat în cheltuială a societății. Invers, o sumă justificată plătită în contul constituirii nu trebuie omisă numai fiindcă nu a trecut inițial prin banca firmei. Înregistrarea datoriei către fondator și rambursarea se stabilesc după natura juridică a operațiunii, fără a folosi arbitrar 455 pentru orice plată.

Păstrează o listă cu documentul, natura, baza, TVA, plătitorul, politica aplicată și modalitatea de decontare. Aceasta împiedică înregistrarea aceleiași taxe atât direct din extras, cât și dintr-un decont ulterior.

Exemplu: cost eligibil de 6.000 lei

Presupunem un onorariu real, direct legat de constituire, de 6.000 lei + TVA 1.260 lei. Factura este emisă corect societății, aceasta este înregistrată normal în scopuri de TVA, destinația permite deducerea integrală și nu există TVA la încasare. Aceste condiții nu se presupun pentru orice firmă nouă.

Prin politica aleasă, societatea imobilizează costul și îl amortizează liniar în 24 de luni, durată justificată în ipoteză și inferioară maximului de cinci ani.

După 12 luni complete de amortizare, 201 păstrează costul brut de 6.000 lei, 2801 are 3.000 lei, iar valoarea netă este 3.000 lei. Cheltuiala cumulată este 3.000 lei; nu se mai înregistrează costul integral încă o dată la plata facturii.

După amortizarea integrală, scoaterea se face prin 2801 = 201, 6.000 lei, pe documentele interne aplicabile. Plata, amortizarea și eliminarea activului complet amortizat sunt trei momente diferite.

Dacă politica este recunoașterea directă pe cheltuieli

Dacă societatea nu optează pentru imobilizare, costurile se recunosc potrivit naturii lor în cheltuielile perioadei. Pentru onorariul ipotetic de mai sus, un cont de servicii precum 622 poate fi adecvat, cu furnizorul curent în 401 și TVA analizată separat.

Efectul contabil imediat asupra rezultatului este cheltuială de 6.000 lei, față de repartizarea prin amortizare în politica de imobilizare. Numerarul plătit poate fi același. Existența acestei diferențe nu permite schimbarea retroactivă a politicii după aflarea profitului.

Corectarea unei încadrări greșite și schimbarea unei politici sunt probleme diferite. Ghidul erorilor contabile explică analiza perioadei și a semnificației. Nu golești 201 într-o cheltuială curentă doar pentru că administratorul dorește să distribuie profit.

Restricția dividendelor cât timp costul nu este amortizat

Pct. 185 alin. (3) interzice distribuirea din profituri când cheltuielile de constituire nu sunt integral amortizate, cu excepția situației în care rezervele disponibile pentru distribuire plus profitul reportat sunt cel puțin egale cu valoarea neamortizată.

În exemplu, valoarea neamortizată este 3.000 lei. Dacă rezervele disponibile sunt 1.500 lei și profitul reportat 1.000 lei, totalul de 2.500 lei este insuficient. Nu înseamnă că firma poate distribui automat profitul curent minus diferența de 500 lei; trebuie îndeplinit testul legal și restul condițiilor distribuirii.

Dacă rezervele efectiv disponibile sunt 2.000 lei și profitul reportat 1.000 lei, testul numeric de 3.000 lei este îndeplinit. Nu incluzi în sumă orice rezervă din balanță: disponibilitatea pentru distribuire trebuie verificată juridic. Rezerva legală și rezervele cu restricții nu se declară automat disponibile.

Testul nu înlocuiește profitul distribuibil, acoperirea pierderilor, regulile activului net și aprobările societare. Pentru distribuții în timpul anului se verifică și dividendele interimare. Plata unui impozit pe dividende nu repară o distribuire nepermisă.

Fiscalitate și controlul dosarului

Art. 28 alin. (11) Cod fiscal stabilește regula fiscală proprie: când cheltuielile de constituire sunt înregistrate ca imobilizări necorporale potrivit reglementărilor contabile, ele se recuperează prin cheltuieli cu amortizarea pe o perioadă de maximum cinci ani. Excluderea lor din alin. (9), referitor la alte imobilizări necorporale, nu este o excludere de la amortizarea fiscală. Nu prelua pentru 201 durata fiscală a unui program informatic.

Distinge politica și amortizarea contabilă de analiza fiscală și păstrează reconcilierea lor în dosar. Dacă societatea recunoaște legal costul direct în cheltuieli, deductibilitatea se analizează potrivit art. 19 și 25, pe baza naturii și documentării cheltuielii. Alegerea contului nu transformă automat un cost personal sau nejustificat într-o cheltuială deductibilă.

TVA se verifică potrivit art. 297–299 și regimului firmei. Un neplătitor nu separă taxă deductibilă numai pentru că a ales contul 201. La micro, cheltuiala sau amortizarea nu reduce în mod obișnuit baza impozitului pe venituri, dar afectează profitul și testele distribuirii.

Înaintea bilanțului și a oricărei distribuiri, confruntă costurile eligibile, politica, amortizarea, valoarea netă și rezervele disponibile. Dosarul trebuie să explice atât soldul activului, cât și concluzia privind dividendele; un simplu sold 201 nu arată singur suma neamortizată.

Bază legală și surse oficiale

• OMFP nr. 1802/2014 — anexa consolidată la 19 noiembrie 2025, clauzele contabile confruntate cu amendamentele aplicabile
• OMF nr. 1281/2026 — modificarea reglementărilor privind durabilitatea, verificarea sferei amendamentului din 2026
• Codul fiscal și normele metodologice — forma actualizată ANAF

Revizie legislativă și contabilă: 5 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.