Cazierul judiciar al firmei: acte, reprezentare și valabilitate

Cazierul judiciar al societății se cere de la Poliție

Cazierul judiciar al unei firme este documentul privind persoana juridică, eliberat în sistemul Poliției Române. Nu este cazierul fiscal ANAF și nu se înlocuiește cu documentul personal al administratorului. Cererea trebuie să identifice societatea și scopul, iar persoana care o depune trebuie să dovedească dreptul de reprezentare.

Regula se găsește în Legea nr. 290/2004 privind cazierul judiciar, art. 27–31. Lista oficială a Poliției Române pentru persoanele juridice prezintă setul de documente și delimitarea solicitantului.

Dacă o procedură cere atât situația firmei, cât și pe cea a persoanelor din conducere, obții documentele pentru fiecare subiect cerut. Un certificat curat pe numele administratorului nu demonstrează situația judiciară a societății, iar schimbarea administratorului nu schimbă identitatea juridică a firmei.

Citește exact cerința dosarului înainte de cerere

Verifică dacă destinatarul solicită cazier judiciar, cazier fiscal, certificat de atestare fiscală sau informații din registrul comerțului. În dosarele comerciale și administrative aceste acte pot apărea împreună, dar au emitent și obiect diferit.

Cazierul fiscal privește faptele și situațiile înregistrate potrivit OG nr. 39/2015. Certificatul de atestare fiscală prezintă obligații din evidență. Certificatul constatator ONRC prezintă datele de înregistrare și celelalte informații furnizate de registru. Niciunul nu se redenumește cazier judiciar printr-o mențiune în opis.

Identifică și cine este subiectul cerinței: societatea ofertantă, o altă persoană juridică din structură ori reprezentanții persoane fizice. Nu trimite documentele altui membru al grupului doar pentru că firmele au același asociat sau folosesc aceeași marcă.

Actele pentru identificare și reprezentare

Setul de bază include cererea-tip motivată, potrivit anexei nr. 35 la HG nr. 345/2010, actul de identitate în original al solicitantului și documentele oficiale care dovedesc existența persoanei juridice și calitatea reprezentantului legal. Lista Poliției indică, după situație, certificatul constatator detaliat, certificatul de înregistrare și actul de constituire ori înființare, în original. Documentele trebuie să arate situația actuală a societății și a persoanei care acționează.

Confruntă denumirea, CUI-ul, sediul și numărul de înregistrare cu actele curente. Dacă denumirea s-a schimbat, explică legătura dintre actul vechi și înregistrarea actuală. Nu crea o a doua identitate a firmei și nu folosi documentul unei societăți radiate ori transformate fără verificarea continuității juridice.

Când nu se prezintă personal reprezentantul legal, împuternicitul folosește anexa nr. 38 la HG nr. 345/2010, înregistrată la nivelul persoanei juridice solicitante. Un contract de contabilitate sau accesul în SPV ANAF nu acordă automat dreptul de a solicita documentul judiciar în numele persoanei juridice.

Pentru o asociație ori fundație, lista Poliției cere extrasul la zi din Registrul Asociațiilor și Fundațiilor sau încheierea motivată de înscriere, în original. PFA, întreprinderea individuală și întreprinderea familială nu au personalitate juridică și primesc cazier pentru persoana fizică. Dreptul de a ridica un document nu se deduce din posesia unei copii a certificatului de înregistrare.

Unde depui și ce nu poți presupune despre serviciul online

Art. 28 permite depunerea la orice unitate sau subunitate de poliție cu ghișeu de eliberare a certificatelor. Consultă pagina inspectoratului ales pentru programul actual și cerințele operaționale. Nu confunda programul unui punct de lucru dintr-un județ cu programul tuturor ghișeelor.

Legea prevede și forma electronică. Totuși, existența unui serviciu online accesibil unei persoane fizice nu demonstrează că, din acel cont, poate fi obținut și certificatul oricărei firme administrate. Verifică explicit categoria persoanei juridice și mecanismul de reprezentare disponibil în serviciul oficial.

Disponibilitatea serviciului electronic trebuie verificată pentru categoria societății și mandatul solicitantului. Dacă serviciul nu permite cererea în această calitate, folosește circuitul la ghișeu descris de Poliție. O transmitere a actelor prin e-mail nu dovedește singură emiterea unui certificat electronic; verifică modalitatea de ridicare indicată de unitate.

Păstrează copia cererii și dovada depunerii. Dacă apar solicitări suplimentare, răspunde prin documente care clarifică identitatea ori reprezentarea, fără să schimbi fictiv subiectul certificatului.

Termenul, gratuitatea și documentele istorice cu taxe

Art. 28 alin. (3) din Legea nr. 290/2004 stabilește eliberarea în cel mult trei zile de la solicitare, fără să numească zilele lucrătoare. Valabilitatea este de șase luni de la emitere, iar utilizarea trebuie să corespundă scopului pentru care documentul a fost eliberat. Un dosar poate cere o situație recentă în limitele normelor sale; verifică cerința înaintea depunerii.

Eliberarea certificatului este gratuită în condițiile legii. Pe internet există încă fișiere oficiale istorice care menționează taxe de 10 lei sau timbru fiscal. Publicarea lor pe un domeniu instituțional nu face actuală cerința veche. Nu iniția o plată după un astfel de material fără confruntarea cu forma legală și instrucțiunile curente.

Un eventual cost al unui intermediar ori al unei traduceri este diferit de taxa pentru emiterea certificatului. Nu îl prezenta drept sumă datorată automat Poliției și nu plăti într-un IBAN copiat dintr-un document din alt județ și altă perioadă.

Verificarea certificatului și folosirea într-un dosar extern

La primire confruntă denumirea, identificarea societății, emitentul, data și scopul. Citește integral mențiunile; simplul fapt că fișierul se deschide nu verifică titularul. Pentru varianta electronică păstrează documentul original și elementele de semnare, fără să îl înlocuiești cu o captură.

Dacă documentul este folosit în străinătate, verifică cerințele statului și ale procedurii destinatare privind limba, traducerea și formalitățile. Nu aplica automat regulile simplificate ale documentelor unei persoane fizice unui act emis pentru o societate.

La o eroare de identificare ori la o informație contestată, folosește mecanismul legal de rectificare și furnizează dovezile. Repetarea aceleiași cereri nu modifică de la sine evidența judiciară.

Exemplu de control al unui dosar cu trei societăți

Un grup are firmele A, B și C, cu același administrator. Procedura la care participă B cere cazierul persoanei juridice ofertante și documentele anumitor persoane din conducere. Pregătirea unui certificat pentru A și a cazierului personal al administratorului nu acoperă documentul lipsă al lui B.

Lista internă trebuie să arate separat subiectul, identificatorul, tipul actului, data și scopul. După obținerea documentului lui B, verifici dacă mai sunt cerute acte pentru alte entități participante. Numărul societăților din grup nu stabilește automat numărul certificatelor necesare; cerința procedurii și rolul fiecărei persoane decid dosarul.

Arhivează numai documentele necesare și limitează accesul la ele. Cazierul judiciar al firmei îndeplinește o cerință precisă de probă; nu reprezintă un certificat universal de solvabilitate, lipsă a datoriilor sau bună executare a contractelor.

Bază legală și surse oficiale

• Legea nr. 290/2004 privind cazierul judiciar, art. 27–31, forma consolidată
• Poliția Română: cazierul judiciar al persoanei juridice, documente și reprezentare

Revizie legislativă și contabilă: 6 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.