Adeverința de vechime și extrasul REGES: cerere și verificare

De unde obții dovada activității și vechimii

Adeverința de vechime se cere angajatorului sau fostului angajator, iar extrasul din REGES-ONLINE poate fi obținut și prin accesul personal la registru. Sunt documente diferite. La încetarea activității, firma trebuie să elibereze adeverința privind activitatea, durata, salariul și vechimea, precum și extrasul din registru. Pentru o solicitare scrisă ulterioară, termenul adeverinței este de cel mult 15 zile lucrătoare.

Regulile sunt în HG nr. 295/2025, art. 8 alin. (4)–(7) și în Codul muncii, art. 34 și 40, verificate la 6 noiembrie 2026. Ghidul privește documentarea raportului de muncă. Situația cotizării pentru pensie se verifică distinct în evidența sistemului de pensii; vechimea și contribuțiile declarate nu sunt noțiuni perfect suprapuse.

Adeverință, extras și copii ale dosarului personal

Adeverința este documentul în care angajatorul certifică activitatea și datele rezultate din registru și dosarul personal. Extrasul prezintă înregistrările transmise în REGES. Copiile contractului, actelor adiționale și deciziilor arată înscrisurile care au justificat acele înregistrări. O cerere poate viza toate aceste documente, dar trebuie să le numească separat.

HG nr. 295/2025 acordă și pentru copiile dosarului termenul de 15 zile lucrătoare de la solicitare. Copiile se certifică pentru conformitate de reprezentantul legal sau persoana împuternicită. Angajatorul nu poate înlocui toate copiile cerute cu un extras care nu arată conținutul actelor.

O adeverință de venit pentru o bancă poate cere rubrici suplimentare, precum venitul net pe anumite luni. Nu este identică documentului de vechime. Precizezi scopul practic pentru identificarea informațiilor necesare, fără să condiționezi existența dreptului la adeverință de explicarea motivului schimbării locului de muncă.

Ce cuprinde o cerere care poate fi executată

Identifici persoana și firma, perioada sau contractul vizat, documentele cerute și modalitatea de comunicare. Dacă ai avut două contracte la aceeași firmă, arăți dacă solicitarea le privește pe amândouă. O cerere „dați-mi actele” poate produce un răspuns incomplet, chiar dacă obligația de bază rămâne.

Ceri număr de înregistrare ori păstrezi dovada transmiterii și primirii. Data primirii este relevantă pentru termen. Un mesaj trimis numai unui fost coleg nu dovedește automat că solicitarea a ajuns angajatorului. Pentru comunicarea electronică folosești canalul disponibil și verifici identitatea destinatarului.

Nu transmiți copii complete ale unor documente personale fără legătură cu identificarea și cererea. Firma poate avea nevoie să confirme identitatea fostului salariat înainte de a elibera istoricul salarial, dar nu trebuie să publice ori să distribuie acest istoric altor persoane din organizație.

Ce verifică firma înainte să semneze adeverința

Documentul trebuie întocmit din evidențele reale: contracte, modificări de funcție și normă, suspendări, salarii și încetare. Angajatorul verifică dacă istoricul REGES corespunde actelor. Un export automat nu justifică preluarea unei erori cunoscute.

Perioadele se descriu fără dublare. Două CIM simultane nu transformă automat un an calendaristic în doi ani de vechime. În schimb, specialitatea poate necesita precizarea funcției și a condițiilor relevante, nu numai un total generic. Cumulul contractelor explică separarea raporturilor și a programelor.

Concediile personale fără plată și absențele nemotivate au regula art. 16 alin. (6), cu excepția legală a formării profesionale. Nu se scade orice suspendare ca și cum ar fi absență fără plată. Concediul fără plată arată de ce temeiul perioadei schimbă rezultatul.

Adeverința indică emitentul, data, persoana autorizată și datele care permit verificarea. Nu există în HG un formular universal privat care să dispenseze firma de analiza dosarului.

Cum obții și păstrezi extrasul personal

În aplicația Salariat folosești funcția de solicitare a extrasului, alegi tipul și perioada, apoi verifici opțiunile disponibile pentru document. Pentru datele istorice, instrucțiunile oficiale REGES disting inclusiv perioada 2006–2011 și arată selectarea formatului PDF și a semnării electronice.

Păstrezi fișierul original dacă documentul este semnat electronic. Tipărirea lui nu păstrează, prin ea însăși, verificarea criptografică a semnăturii. Pentru un exemplar pe hârtie se respectă certificarea cerută de destinația documentului și de instrucțiunile oficiale; nu se prezintă o captură de ecran ca document electronic semnat.

Extrasul arată numai datele disponibile în sistem. Inspecția Muncii precizează că informațiile perioadei istorice există dacă au fost transmise în cadrul legal de atunci. Absența unei perioade din extras nu dovedește singură că persoana nu a lucrat.

Dacă datele contractului sunt greșite

Compari rubrica eronată cu actul justificativ și formulezi o cerere concretă: contractul, câmpul, valoarea corectă și documentul. De exemplu, un act stabilește funcția nouă din 1 octombrie, iar extrasul indică 1 noiembrie. Cererea identifică ambele date și anexează actul relevant, fără să solicite schimbarea fictivă a datei semnării.

Art. 5 alin. (8) din HG nr. 295/2025 cere corectarea erorilor la data luării la cunoștință. Art. 6 arată că Inspecția Muncii nu intervine în locul angajatorului asupra datelor pe care acesta trebuie să le completeze. Accesul salariatului permite verificarea și semnalarea; nu îi permite rescrierea directă a registrului firmei.

Dacă eroarea a afectat salariul sau declarațiile, acestea se verifică separat. Corectarea extrasului nu recalculează automat statele. Distincția dintre corecție și o modificare juridică nouă este explicată în ghidul actelor adiționale.

Când firma nu mai funcționează

Identifici situația juridică reală: firmă activă fără activitate, insolvență, lichidare ori radiere. În insolvență, faliment sau lichidare, art. 34 alin. (6¹) Codul muncii stabilește obligații pentru administratorul ori lichidatorul judiciar. O societate încă existentă nu este scutită doar pentru că a închis biroul unde lucrai.

Pentru perioade vechi și firme radiate se identifică deținătorul legal al arhivei și documentele disponibile. Nu promiți că orice adeverință lipsă poate fi emisă de ITM în vechiul termen Revisal: HG nr. 295/2025 are alt cadru. Carnetul de muncă și înscrisurile arhivei pot rămâne relevante pentru perioadele lor, fără inventarea unui istoric electronic care nu a fost transmis.

Controlul final compară cererea cu documentele primite, verifică semnarea și toate perioadele și păstrează originalele. O neconcordanță se formulează punctual, pentru ca rectificarea să poată fi urmărită până la documentul corect emis.

Bază legală și surse oficiale

• HG nr. 295/2025 — REGES-ONLINE, termenele transmiterii și documentele salariatului
• Codul muncii — forma consolidată, plata, modificarea și încetarea contractului, regulamentul și disciplina
• REGES — extrasul personal și datele istorice 2006–2011

Revizie legislativă și contabilă: 6 noiembrie 2026. Regulile și calculele privesc perioadele și ipotezele precizate în articol.